Datenschutzhinweise

Stand: 11.11.2026 · Umfang: Benutzerkonten & Mandanten, App-Shell & Navigation, Stammdaten Objekte & Verträge v2.0, Kontakte & Dienstleister, Aufgaben & Fristen, Mieterschreiben (Durchwahl, Name und Zeichnung in Schreiben), NAS-Agent-Endpunkte (Zählung erfasster Dokumente je Person), Postfach-Assistent (Posteingang, KI-Analyse, Eingangsbestätigung, Aufwandserfassung), Bank-Selbstauskunft (Empfänger-Zugänge), Rechte-Release (externe Konten der Steuerberatung, Vorlage „Buchhaltung“, Schreiben in „Alle“, Protokoll geöffneter Belege und Buchungen, Profilbild), Startseite (Zählung eigener Handlungen, Einsicht der Administratoren), Dokumente im Postfach-Assistenten und Meldungen der Windows-App (PROJ-16), KI-Zugang für KI-Assistenten (PROJ-41), Mandantenauswahl (PROJ-1), Anbieter der KI-Analyse (PROJ-13), Admin-Ansicht der Bank-Selbstauskunft (PROJ-20), Kontaktverlauf (PROJ-13), Übergaben aus PDF Master (PROJ-14), Posteingang als Arbeitsplatz (PROJ-13, PROJ-32, PROJ-16, PROJ-2). Mit jedem Feature, das weitere personenbezogene Daten verarbeitet, wird dieser Text ergänzt.

Diese Anwendung („RegioImmo intern“) ist ein internes Werkzeug für die Verwaltung von Immobilienbeständen. Sie ist nur mit einem persönlichen Konto nutzbar, das Sie auf Einladung erhalten haben. Hier steht, welche Daten die Anwendung über Sie verarbeitet, wozu, wie lange — und was sie über Ihre Handlungen festhält. Außerdem steht hier, welche Daten über Mieterinnen und Mieter Sie darin bearbeiten (Abschnitt 2.1), was in eine interne Notiz gehört und was nicht (Abschnitt 2.2), was die Anwendung über den Standort eines Gebäudes nach draußen gibt (Abschnitt 2.3), welche Daten über Dienstleister und ihre Ansprechpersonen (Abschnitt 2.4), über Kontaktpersonen der Mieter (Abschnitt 2.5) und über die Eigentümer der Mandanten (Abschnitt 2.6) hier geführt werden — und, wenn Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sind, was die Zuweisung als „Sachbearbeiter“ an einem Objekt über Sie festhält und wozu (Abschnitt 2.7) — und was Schreiben an Mieter über Sie zeigen (Abschnitt 2.9) — sowie welche Mails der Posteingang liest, wann eine KI beteiligt ist und was die Aufwandserfassung festhält (Abschnitte 2.11 bis 2.14) — und was die Bank-Selbstauskunft an Empfänger weitergibt (Abschnitt 2.15) — und, seit Stand 30.10.2026, was für externe Konten der Steuerberatung gilt (Abschnitt 2.16) und was mit einem freiwilligen Profilbild geschieht (Abschnitt 2.17) — und, seit Stand 31.10.2026, was die Startseite über Ihre eigenen Handlungen zählt und wer das einsehen kann (Abschnitt 2.18) — und, seit Stand 01.11.2026, was mit Dokumenten und Meldungen der Windows-App geschieht (Abschnitt 2.19) — und, seit Stand 03.11.2026, was der KI-Zugang an einen KI-Assistenten gibt und was er festhält (Abschnitt 2.20).

Seit Stand 10.11.2026 steht hier außerdem, welche Angaben über Sie mit dem Stammdaten-Abzug an PDF Master gehen (Abschnitt 2.10), was der Kontaktverlauf zeigt und speichert — interne Notizen und Fälle (Abschnitt 2.21) und Fotos aus Mails (Abschnitt 2.22) —, wie die Anwendung Ihre Antwortzeit rechnet und wer sie sieht (Abschnitt 2.23) und wie Schreiben an Mieter per E-Mail und an weitere Empfänger gehen (Abschnitt 2.24).

Seit Stand 11.11.2026 steht hier außerdem, was der Posteingang als Arbeitsplatz über Absender, Spam und Folgen festhält, was die Kachel „Heute von dir bearbeitet“ zeigt und wie lange Anhänge von E-Mails aufbewahrt werden (Abschnitt 2.25).

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist die H.-J. Schulze GmbH, Matthäus-Berg-Ring 18, 22145 Braak, vertreten durch den Geschäftsführer Hendrik Schulze.

Fragen zum Datenschutz richten Sie an verwaltung@regioimmo.eu oder postalisch an die genannte Anschrift.

Die Anwendung verarbeitet auch Daten weiterer Mandanten (zum Beispiel privater Eigentümer und anderer Gesellschaften). Ob diese Mandanten gegenüber der H.-J. Schulze GmbH als eigene Verantwortliche oder als gemeinsam Verantwortliche auftreten, wird vor der Inbetriebnahme rechtlich geklärt; eine Änderung wird in diesen Hinweisen vermerkt.

2. Welche Daten über Sie gespeichert werden

Die Anwendung erhebt nur, was für Ihr Konto, die Anmeldung und Ihre Rechte nötig ist:

• Stammdaten: Ihr Vor- und Nachname und Ihre E-Mail-Adresse.
• Dienstliche Durchwahl (freiwillig): Sie können in Ihrem Konto eine dienstliche Durchwahl eintragen und jederzeit wieder löschen. Sie erscheint als Ansprechperson-Angabe im Infoblock der Briefe, die Sie verfassen, wenn das Briefpapier des Mandanten die Durchwahl zeigt — und damit auf Briefen an Mieterinnen und Mieter. Nur Sie ändern sie; sie ist Teil Ihres Daten-Downloads (Abschnitt 7) und wird mit Ihrem Konto gelöscht.
• Zeichnung in Schreiben: je Mandant, ob Sie Schreiben mit dem Zusatz „i. A.“ zeichnen (Vorgabe: ja), und optional Ihre Funktion (z. B. „Geschäftsführer“). Beides setzt eine Administratorin oder ein Administrator des Mandanten; was davon in Schreiben an Mieter erscheint, steht in Abschnitt 2.9.
• Ansicht durch Administratoren: Wer als Administrator an allen freigegebenen Mandanten eines Zugangs im Dashboard angemeldet ist und die Live-Seite über den Link mit Passwort öffnet, sieht sie als „Admin-Ansicht“. Diese Besuche stehen nicht im Zugangsprotokoll der Bank und gelten nicht als Anmeldung des Empfängers; sie stehen mit Person und Zugang im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1).
• Zugangsdaten: Ihr Passwort — ausschließlich als Hash, nie im Klartext; bei eingerichtetem zweiten Faktor das Geheimnis der Authenticator-App und die Wiederherstellungscodes, jeweils gehasht.
• Kontodaten: Kontostatus (eingeladen, aktiv, deaktiviert), Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zeitpunkt und Stand Ihrer Kenntnisnahme dieser Hinweise (Abschnitt 8), die im Umschalter gewählten Mandanten (Ihre Auswahl) sowie Ihre Anzeige-Einstellungen (Hell/Dunkel, Zeilendichte).
• Berechtigungen: je Mandant, welche Module Sie lesen oder schreiben dürfen — und wer diese Berechtigung wann vergeben, geändert oder verlängert hat; bei externen Konten (Abschnitt 2.16) zusätzlich das Datum, bis zu dem sie gilt.
• Kennzeichen „extern“: ob Ihr Konto einer Person außerhalb des Hauses gehört — zum Beispiel der Steuerkanzlei. Es wird beim Einladen gesetzt und nur von einem Administrator entfernt, der an allen Ihren Mandanten Administrator ist; Setzen und Entfernen stehen im Sicherheitsprotokoll. Was daraus folgt, steht in Abschnitt 2.16.
• Profilbild (freiwillig): ein Bild, das Sie selbst hochladen, jederzeit ersetzen oder entfernen können — Einzelheiten in Abschnitt 2.17.
• Sitzungen: aktive Anmeldungen mit Zeitpunkt, um Sie nach acht Stunden ohne Aktivität oder spätestens nach 14 Tagen abzumelden.
• Einladung: vor Annahme Ihrer Einladung Name, E-Mail-Adresse und ein einmaliges, gehashtes Token sowie die einladende Person.
• Persönliche Listeneinstellungen: Schnellfilter, die Sie in einer Liste speichern — je Filter der Name, die Liste und die gewählte Filterkombination, keine Kennungen von Datensätzen. Sie liegen an Ihrem Konto, nicht im Browser, damit sie auf jedem Gerät da sind; niemand außer Ihnen sieht sie, auch keine Administratorin und kein Administrator. Sie löschen sie selbst; spätestens werden sie mit Ihrem Konto gelöscht. Sie sind Teil Ihres Daten-Downloads (Abschnitt 7).
• Zuweisung „Sachbearbeiter“: an welchen Objekten Sie als zuständig für Buchhaltung oder technische Verwaltung eingetragen sind — was daraus sichtbar wird und wozu, steht in Abschnitt 2.7.

Nicht erhoben werden eine private Telefonnummer, Geburtsdatum oder andere Angaben zu Ihrer Person; ein Foto nur, wenn Sie selbst ein Profilbild hochladen (Abschnitt 2.17). Die Benutzerliste zeigt Administratorinnen und Administratoren nur Status, Datum der letzten Anmeldung, die Zahl der Ihnen zugewiesenen Objekte je Rolle (Abschnitt 2.7), bei externen Konten das Kennzeichen „extern“ und das Ablaufdatum der Berechtigung sowie Ihr Profilbild, falls vorhanden — keine weitere Aktivität.

2.1 Mieterdaten, die Sie bearbeiten

Mit dem Bestand (Objekte, Einheiten, Mieter, Verträge) verarbeitet die Anwendung auch Daten über Personen, die nicht ihre Nutzerinnen und Nutzer sind: die Mieterinnen und Mieter der Mandanten, bei Firmenmietern deren Ansprechpersonen — und, bei Bankkonten, die Inhaber dieser Konten. Mieter haben keinen Zugang zur Anwendung; ihre Daten werden vom Vermieter erfasst — von Hand in der Anwendung oder über den Excel-Import. Name, Kontaktwege, Anschriften und Notiz des Mieters liegen seit diesem Stand im Bereich Kontakte, zusammen mit seinen Kontaktpersonen (Abschnitt 2.5); Verträge, Bankkonten und Debitorennummer weiterhin bei Mieten & Verträge. Gespeichert wird je Mandant:

• Mieter: Anrede, Vorname und Nachname — bei Firmen der Firmenname mit Ansprechperson — sowie die Easimo-Kennung. Als Kontaktwege eine Telefonnummer, bis zu zwei Mobilnummern und bis zu zwei E-Mail-Adressen. Die Anschrift (Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land) und eine davon abweichende Postanschrift gleicher Struktur — eine leere Anschrift bedeutet: der Mieter wohnt in der gemieteten Einheit. Die DATEV-Debitorennummer für die Buchführung. Eine interne Notiz (Abschnitt 2.2). Kein Geburtsdatum. Personen, die für den Mieter sprechen oder Post für ihn bekommen (Bevollmächtigte, rechtliche Betreuung, Angehörige), sind eigene Datensätze — Abschnitt 2.5.
• Bankkonten des Mieters: je Konto Bezeichnung, Kontoinhaber, IBAN, Währung, Gültigkeit (von/bis) und das Kennzeichen „für Auszahlungen verwenden“. Bei einer deutschen IBAN leitet die Anwendung Bankleitzahl, Kontonummer und den Namen des Kreditinstituts aus der IBAN ab — der Name kommt aus der Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank, die lokal in der Anwendung liegt; es findet dafür kein Aufruf nach draußen statt. Die vollständige IBAN sehen Sie nur in der Detailansicht des Mieters, deren Öffnen protokolliert wird (Abschnitt 4.1); überall sonst — in Listen, Auswahlfeldern und Verlaufsübersichten — steht sie maskiert (Länderkennzeichen und die letzten vier Stellen). Bankkonten stehen im Export der Verträge und Einheiten „mit Mieternamen“ mit vollständiger IBAN — nur für Personen mit Leserecht an Mieten & Verträge (Abschnitt 5) — und lassen sich über das Import-Template (Blatt „Mieter-Bankkonten“) einlesen. Ist der Kontoinhaber nicht der Mieter selbst (etwa Angehörige, die für ihn zahlen), kennzeichnet die Anwendung das Konto als Konto einer dritten Person: Diese Person ist ebenfalls betroffen, und die verantwortliche Stelle hat sie über die Verarbeitung zu informieren — das Kennzeichen hilft, solche Fälle zu finden.
• Mietvertrag: Einheit, Beginn, Ende, Vertragstyp, Kaltmiete, Vorauszahlungen, Kaution und Personenzahl; bei Staffel-, Index- und frei gestalteten Verträgen die vereinbarten Stufen oder Anpassungsregeln; die Umsatzsteuer-Option mit Satz bei Gewerbeeinheiten; eine interne Notiz (Abschnitt 2.2); bis zu vier Mieter je Vertrag, einer davon als Hauptkontakt.
• Miethistorie: jede Mietänderung eines Vertrags mit Betrag, Datum und Grund.

Wozu: zur Durchführung der Mietverträge — die Anschrift für den Schriftverkehr, das Bankkonto für die Zuordnung eingehender Zahlungen (mit dem späteren Bankimport), die Debitorennummer für die Buchführung; Vertrag und Miethistorie zugleich als Grundlage der Buchführung (Abschnitt 3). Wer es sieht: zweigeteilt — Name, Kontaktwege, Anschriften und Notiz des Mieters sehen alle Personen mit Leserecht am Modul Kontakte des jeweiligen Mandanten, also auch Mitarbeitende der Verwaltung; Bankkonten, Debitorennummer und Mietverhältnisse nur Personen mit Leserecht am Modul Mieten & Verträge. Das Öffnen eines Mieter-Datensatzes steht im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1). Wie lange: Kontaktdaten — dazu zählen jetzt auch Anschriften, Bankkonten, Debitorennummer und Notizen — und Name werden in zwei Stufen entfernt, jeweils nach Entscheidung eines Administrators (Abschnitt 6).

Die Information der Mieterinnen und Mieter über diese Verarbeitung (Art. 13, Art. 14 DSGVO) erfolgt nicht in der Anwendung, sondern durch den Vermieter — im Mietvertrag oder durch eine gesonderte Vermieterinformation. Beim Erfassen von Kontaktwegen oder Anschriften erinnert die Anwendung daran, dass diese Daten nur für die Vertragsdurchführung erhoben werden und der Mieter darüber zu informieren ist.

Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen von Mietern beantwortet die verantwortliche Stelle. Administratoren können dafür im Mieter-Datensatz eine Auskunftsdatei erzeugen — Stammdaten einschließlich aller Kontaktwege, Anschriften, Bankkonten und Debitorennummer, die Notiz am Mieter, seine Verträge mit deren Notizen, die Miethistorie und seine Kontaktpersonen mit Art und Kennzeichen (Abschnitt 2.5), ohne weitere Daten anderer Personen — und die Bereinigung aus Abschnitt 6 vorzeitig auslösen, sofern kein laufender oder künftiger Vertrag besteht; beides steht im Sicherheitsprotokoll. Vor beidem zeigt die Anwendung, wo der Name des Mieters in Notizen an Objekten und Einheiten vorkommt (Abschnitt 2.2).

Über den Excel-Import gelangen Mieterdaten als Teil des Bestands in die Anwendung — auch Kontaktwege, Anschriften, Debitorennummer, Notizen und — seit Stand 30.09.2026 — Bankkonten; die hochgeladene Datei wird nur für die Vorschau verarbeitet und nicht aufbewahrt. Was Exporte enthalten dürfen, steht in Abschnitt 5.

Wer Mieterdaten ändern darf (seit Stand 16.10.2026): Personen mit der Vorlage „Mitarbeiter“ dürfen Verträge, Miethistorie, Mieter, Kontaktpersonen und Dienstleister anlegen und ändern, damit sie Anliegen von Mieterinnen und Mietern selbst erledigen können; Objekte, Gebäude und Einheiten sehen sie nur. Jede Änderung steht mit Person und Zeitpunkt in der Änderungshistorie (Abschnitt 4.2). Administratorinnen und Administratoren vorbehalten bleiben die Mieter-Bereinigung, die Auskunft, das Festlegen der Neuvermietungsmiete und das endgültige Löschen von Kontaktpersonen; einen Mieter ohne Vertrag dürfen auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter löschen.

Vorlage „Buchhaltung“ und Schreiben in „Alle“ (seit Stand 30.10.2026): Wer in der Verwaltung bucht, erhält die Vorlage „Buchhaltung“ — sie schreibt wie „Mitarbeiter“ Mieten & Verträge und Kontakte, dazu Bank, Belege & Kosten und Finanzierung, liest Objekte und Alerts und hat keinen Zugriff auf Forderungen, Steuern, Cockpit und Administration; mit Schreibrecht an Bank ist der zweite Faktor Pflicht. Wer Rechte an mehreren Mandanten hat, kann in der Sicht „Alle (konsolidiert)“ nicht mehr nur lesen, sondern auch anlegen, ändern und exportieren: Für jeden Datensatz gilt das Recht am Mandanten, dem er gehört — die Anwendung und die Datenbank prüfen das je Datensatz —, und jeder Eintrag im Sicherheitsprotokoll und in der Änderungshistorie trägt diesen Mandanten, nie „Alle“.

2.2 Interne Notizen — was hinein gehört und was nicht

An Regionen, Objektgruppen, Objekten, Einheiten, Mietern und Verträgen gibt es je ein Feld interne Notiz (Freitext bis 2.000 Zeichen). Es ist für das Wissen gedacht, das sonst in Tabellen oder im Kopf liegt: Besonderheiten des Gebäudes, Absprachen zum Vertrag, Hinweise für die Verwaltung. Am Feld selbst steht kein Hinweis — die Regel steht hier, und Sie bestätigen sie mit diesen Hinweisen:

• Nichts über Gesundheit, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualität oder das Privatleben einer Person. Solche Angaben sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO; für sie gibt es in dieser Anwendung keine Rechtsgrundlage — auch nicht beiläufig („liegt im Krankenhaus“, „hat einen Betreuer“, „Gemeinde zahlt die Miete“).
• Personendaten gehören nur in den Mieter-Datensatz — nie in eine Notiz an Objekt, Einheit, Region oder Objektgruppe. Eine Notiz an der Einheit beschreibt die Einheit, nicht den Menschen, der darin wohnt.
• Keine Versorger-Vertragsnummern von Mietern an Zählern oder in Notizen: Der Strom- oder Gasvertrag eines Mieters ist dessen Sache, nicht die des Vermieters.
• Notizen erscheinen in keinem Export. Notizen an Mieter und Vertrag sind Personendaten: Sie werden in Stufe 1 der Bereinigung mit den Kontaktdaten gelöscht (Abschnitt 6) und gehören in die Auskunft an den Mieter (Abschnitt 2.1).
• Bei Auskunft und Bereinigung durchsucht die Anwendung die Notizen an den Einheiten, in denen der Mieter gewohnt hat, und an deren Objekten nach seinem Nachnamen bzw. Firmennamen und legt die Fundstellen mit einem Textausschnitt zur manuellen Prüfung vor. Sie nimmt nichts von selbst in die Auskunft auf und löscht nichts von selbst; ob die Fundstellen gesehen wurden, steht im Sicherheitsprotokoll.

Jede Änderung einer Notiz steht mit Vorher und Nachher in der Änderungshistorie (Abschnitt 4.2). Notizen an Objekten, Einheiten, Regionen und Objektgruppen bleiben so lange wie der Datensatz.

2.3 Standort von Objekten

Für jedes Objekt zeigt die Anwendung ein statisches Kartenbild mit Markierung. Dafür sendet der Server je Gebäude — beim Anlegen eines Gebäudes, bei einer Änderung seiner Anschrift und wenn eine berechtigte Person „Karte aktualisieren“ wählt — Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Land des Gebäudes an den Adressdienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation und holt anschließend Kartenkacheln, aus denen er das Bild zusammensetzt. Übertragen wird nur die Gebäudeanschrift: kein Objektcode, kein Mandant, keine Kennung, kein Name — und die Anfrage wird nie aus Ihrem Browser gestellt, sondern immer vom Server; der Browser bekommt nur das fertige Bild von der eigenen Adresse der Anwendung. Die Koordinaten und das Bild bleiben so lange wie das Objekt; die Anfrage selbst bewahrt die Anwendung nicht auf.

Die OpenStreetMap Foundation ist kein Auftragsverarbeiter, sondern ein öffentlicher Dienst unter eigener Nutzungsrichtlinie: Sie sieht die Gebäudeanschrift, die IP-Adresse des Servers und den Zeitpunkt der Anfrage. Ihre Server stehen im Vereinigten Königreich und in den Niederlanden, Sicherungen in der EU (Abschnitt 5). Eine Administratorin oder ein Administrator kann die Geokodierung in der Administration abschalten; dann werden Koordinaten nur noch von Hand eingetragen, bestehende Kartenbilder bleiben.

2.4 Dienstleister

Im Bereich Kontakte führt die Anwendung die Dienstleister der Objekte — Hausmeister, Winterdienst, Handwerksbetriebe, Versorger, Behörden — mit ihrer Zuordnung zu Objekten und Kategorien. Ein Dienstleister gehört keinem Mandanten allein: Derselbe Betrieb ist für alle Mandanten einmal angelegt. Meist sind das Unternehmen; personenbezogen wird es bei Einzelunternehmern und Handwerkern, die als Person auftreten, und bei den Ansprechpersonen eines Betriebs — Beschäftigte des Dienstleisters, deren Name und geschäftliche Kontaktwege hier stehen. Gespeichert wird:

• Dienstleister: Name (Firma oder Person), Ansprechperson mit Vor- und Nachname, eine oder mehrere Kategorien, die internen Kontaktwege (Telefon, Mobil, E-Mail, Webseite), Anschrift und Postanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine interne Notiz (die Regel aus Abschnitt 2.2 gilt auch hier), die Easimo-Kennung und der Zustand aktiv oder inaktiv.
• Bankkonten des Dienstleisters: wie beim Mieter Bezeichnung, Kontoinhaber, IBAN und Währung mit dem aus der IBAN abgeleiteten Kreditinstitut; die vollständige IBAN nur in der Detailansicht, sonst maskiert, nie in Exporten. Dazu je Mandant eine DATEV-Kreditorennummer für die Buchführung.
• Zuordnungen: welcher Dienstleister an welchem Objekt in welcher Kategorie tätig ist.
• Block „Kontakt für Mieter“: getrennt von den internen Kontaktwegen eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, eine Notfall-Telefonnummer und ein kurzer Hinweis. Diese vier Angaben werden Mietern weitergegeben und im Aushang „Notfallkontakte“ des Objekts veröffentlicht — etwa im Hausflur. Eingetragen wird dort nur, was der Dienstleister selbst dafür bestimmt hat; das Formular erinnert daran. Die internen Kontaktwege bleiben intern.

Herkunft: Eingabe durch die Verwaltung oder Import aus Easimo — die hochgeladene Datei wird nur für die Vorschau verarbeitet und nicht aufbewahrt (Abschnitt 6). Wozu: Bestandsverwaltung — wer betreut welches Objekt, wer ist im Notfall erreichbar, an wen geht die Rechnung; Bankkonto und Kreditorennummer für die spätere Zuordnung von Zahlungen und die Buchführung (Abschnitt 3). Wer es sieht: jede Person mit Leserecht am Modul Kontakte an irgendeinem Mandanten; die Kreditorennummer nur mit Recht am jeweiligen Mandanten. Wie lange: solange die Geschäftsbeziehung besteht; ein inaktiver Dienstleister ohne Verweise wird frühestens drei Kalenderjahre nach der Deaktivierung zur Löschung fällig — gelöscht nur durch einen Administrator, nie von selbst; hängen Buchungen an ihm, bleibt er so lange, wie diese aufbewahrt werden müssen (Abschnitt 6).

Dienstleister, die als Person betroffen sind, können Auskunft verlangen; Administratoren erzeugen dafür am Dienstleister eine Auskunftsdatei — alle gespeicherten Felder, Bankkonten, Kreditorennummern, Notiz, Zuordnungen und die Änderungshistorie —, was im Sicherheitsprotokoll steht (Abschnitt 4.1). Auf Wunsch des Dienstleisters wird der Block „Kontakt für Mieter“ geleert.

2.5 Kontaktpersonen der Mieter

Für einen Mieter kann eine andere Person sprechen oder Post für ihn bekommen: eine bevollmächtigte Person, eine rechtliche Betreuung, ein Vormund, Angehörige als Notfallkontakt oder sonstige Personen. Solche Kontaktpersonen sind eigene Datensätze im Bereich Kontakte, je Mandant, und bestehen nur, solange sie mit mindestens einem Mieter verknüpft sind. Gespeichert wird:

• Kontaktperson: Anrede, Vor- und Nachname, Organisation (etwa ein Betreuungsverein), Kontaktwege (Telefon, Mobil, E-Mail), Anschrift und Postanschrift, eine interne Notiz (Abschnitt 2.2).
• Je Verknüpfung mit einem Mieter: die Art der Vertretung aus fester Liste, das Kennzeichen „Schriftverkehr an diese Person“ (höchstens eine je Mieter — an sie gehen Post und Mahnschreiben), „Nachweis liegt vor“ mit Datum sowie „gültig bis“. Gespeichert wird nur die Art — nicht der Grund einer Betreuung, kein Aktenzeichen, kein Dokument.

Die Art „Rechtliche Betreuung“ oder „Vormund“ lässt erkennen, dass für den Mieter eine Betreuung angeordnet ist — ein Rückschluss auf Gesundheit oder Behinderung und damit ein besonders geschütztes Datum des Mieters (Art. 9 DSGVO). Der Vermieter braucht diese Angabe gleichwohl: Kündigung, Mahnung und Abrechnung sind nur wirksam, wenn sie der vertretenden Person zugehen. Deshalb wird nicht mehr gespeichert als „wer vertritt“ (Abschnitt 3).

Wozu: Durchführung des Mietvertrags — Erklärungen müssen die richtige Person erreichen; bei Angehörigen die Erreichbarkeit im Notfall. Wer es sieht: alle Personen mit Leserecht am Modul Kontakte des Mandanten, auch Mitarbeitende — vollständig, einschließlich der Art; das Öffnen einer Kontaktperson steht im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1). Kontaktpersonen erscheinen in keinem Export. Wie lange: Eine Kontaktperson wird gelöscht, sobald ihre letzte Verknüpfung entfernt wird — von Hand oder durch Stufe 1 der Mieter-Bereinigung (Abschnitt 6) — oder jederzeit auf Ersuchen durch einen Administrator, samt ihren Verlaufswerten. Kontaktpersonen können Auskunft verlangen; Administratoren erzeugen dafür eine Auskunftsdatei, und die Auskunft an den Mieter nennt seine Kontaktpersonen mit Art und Kennzeichen (Abschnitt 2.1). Die Information der Kontaktpersonen über diese Verarbeitung (Art. 13, Art. 14 DSGVO) erfolgt durch den Vermieter — in der Regel melden sich Vertreter selbst; die Vermieterinformation wird ergänzt.

2.6 Eigentümer-Karte des Mandanten

Jeder Mandant hat eine Eigentümer-Karte: Anschrift, Postanschrift, Telefon, Mobil, E-Mail, Webseite und eine interne Notiz — Name und Art des Mandanten kommen aus der Verwaltung der Mandanten. Sie ist die eine Absenderquelle für Schriftverkehr, Mahnschreiben, die Bank-Selbstauskunft und den Export freier Wohnungen für die Homepage. Bei Gesellschaften sind das keine Personendaten; bei privaten Mandanten sind es die Daten der Eigentümerin oder des Eigentümers selbst — die zugleich Auftraggeber dieser Anwendung sind. Wer es sieht: Personen mit Leserecht am Modul Kontakte des Mandanten; gepflegt wird sie nur von den Administratorinnen und Administratoren des Mandanten. Wie lange: so lange der Mandant besteht. Bankkonten gehören nicht auf die Karte.

2.7 Zuweisung „Sachbearbeiter“

An jedem Objekt kann je Rolle — Buchhaltung und Technische Verwaltung — höchstens eine Person als zuständig eingetragen werden. Wenn Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sind, betrifft das Sie: Die Zuweisung ist ein Datum über Sie, gespeichert am Objekt, mit Vorher und Nachher in dessen Änderungshistorie (Abschnitt 4.2). Einheiten, Verträge, Mieter und Kontaktpersonen des Objekts erben die Zuweisung für Filter.

• Was sichtbar ist: Ihr Name an den Objekten, die Ihnen zugewiesen sind, und — in der Auswahl beim Zuweisen und in der Benutzerliste der Administration — die Zahl Ihrer Objekte je Rolle. Diese Zahl ist das einzige, was die Anwendung aus Zuweisungen zusammenrechnet; sie ist nicht geheim und von Hand nachzählbar.
• Wozu: Zuständigkeit — wer betreut welches Objekt, an wen richtet sich eine Frage; daraus der Filter „Zugewiesen“ in den Listen und der Schnellfilter „Meine Objekte“.
• Ausdrücklich keine Leistungskontrolle: Es gibt keine Auswertung nach Zeit, Aktivität, Aufwand oder Zahl der Änderungen je Person, und der Filter „Zugewiesen“ lässt sich nicht mit dem Sicherheitsprotokoll oder der Änderungshistorie kombinieren (Abschnitt 4.3).
• In Ihrem Daten-Download (Abschnitt 7) stehen die Objekte, die Ihnen zugewiesen sind.

Rechtsgrundlage für Mitarbeitende der H.-J. Schulze GmbH ist § 26 Abs. 1 BDSG (Arbeitsorganisation im Beschäftigungsverhältnis); für Eigentümer, die sich selbst zuweisen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abschnitt 3). Wie lange: so lange das Objekt besteht oder bis die Zuweisung geändert wird; nach Löschung Ihres Kontos steht im Verlauf nur noch die pseudonyme Kennung (Abschnitt 4.2).

2.8 Aufgaben und Fristen

Im Bereich „Aufgaben & Fristen“ legen Sie Aufgaben, Wartet-auf-Einträge, Fristen und Hinweise an — von Hand oder aus einem Modul der Anwendung heraus. Ein Eintrag kann einem Datensatz (Mieter, Vertrag, Einheit, Objekt, Dienstleister oder Kontaktperson) zugeordnet sein und hat eine zuständige Person.

• Wozu: Arbeitsorganisation und Vertretung — wer erledigt was bis wann, wer ist am Zug, was ist überfällig.
• Was gespeichert wird: Titel, Fälligkeit, wer am Zug ist, eine Beschreibung und beim Abhaken ein Vermerk (beides Freitext), die zuständige, die anlegende und die erledigende Person mit Zeitpunkt und bei automatischer Erledigung der Grund. Änderungen stehen im Verlauf des Eintrags (Abschnitt 4.2).
• Freitext: Für Beschreibung und Vermerk gilt dieselbe Regel wie für interne Notizen (Abschnitt 2.2): Angaben zu Gesundheit, Familie oder Privatleben und alles, was nicht zur Abwicklung gehört, gehört nicht hinein; die Felder tragen keinen Warnhinweis. Beschreibung und Vermerk erscheinen in keinem Export — nur in der Auskunft über einen Mieter, eine Kontaktperson oder einen Dienstleister, dort ohne zuständige und erledigende Person.
• Wer es sieht: Einträge mit Bezug sehen die Personen, die das Modul bzw. den Datensatz lesen dürfen, zu dem sie gehören; ein Eintrag ohne Bezug ist privat und nur für die anlegende und die zuständige Person sichtbar. Eine Aufgabe ohne zuständige Person sehen Administratoren in einem Hinweis.
• Ausdrücklich keine Leistungskontrolle: Es gibt keine Auswertung je Person und keinen Filter „erledigt von“; der Filter nach zuständiger Person zeigt nur offene Einträge, und gezählt werden nur offene Einträge.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Miet- und Dienstleisterverträge) bzw. lit. f (Arbeitsorganisation der Verwaltung); für Mitarbeitende § 26 Abs. 1 BDSG. Wie lange: offene Einträge, solange sie offen sind; erledigte Einträge werden 12 Monate nach der Erledigung samt Verlauf gelöscht. Beim Löschen eines Objekts, einer Einheit, eines Vertrags, eines Mieters, einer Kontaktperson oder eines Dienstleisters warnt die Anwendung vorher, wie viele offene Einträge mit gelöscht werden; mit Stufe 1 der Mieter-Bereinigung (Abschnitt 6) werden auch die Einträge am Mieter und an seinen Verträgen gelöscht. Auskunft: über die Auskunft zu Mieter, Kontaktperson oder Dienstleister (Abschnitt 7).

2.9 Ihr Name in Schreiben an Mieter

Wenn Sie ein Schreiben an eine Mieterin oder einen Mieter verfassen oder zeichnen, stehen darauf Ihr Vor- und Nachname als Ansprechperson und im Unterschriftsblock — bei Gesellschaften mit dem Zusatz „i. A.“, sofern für Sie an diesem Mandanten nicht „ohne Zusatz“ eingestellt ist — und, wenn hinterlegt, Ihre Funktion. Empfänger sind die Mieterinnen und Mieter bzw. ihre Kontaktpersonen. Ein versendetes Schreiben bleibt, wie es versandt wurde, auch wenn sich Ihr Name später ändert.

• Wozu: Mieterinnen und Mieter sollen wissen, wer ihr Anliegen bearbeitet, und Rückfragen an die richtige Person richten können.
• Wer es festlegt: Ihren Namen pflegen Sie selbst im Konto; „i. A.“ und Funktion setzt eine Administratorin oder ein Administrator des Mandanten.
• In Ihrem Daten-Download (Abschnitt 7) stehen Vor- und Nachname sowie je Mandant Zeichnung und Funktion.

Rechtsgrundlage für Mitarbeitende ist § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses); für Eigentümer und sonstige Eingeladene Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abschnitt 3). Wie lange: Name und Zeichnung am Konto bis zur Löschung Ihres Kontos (Abschnitt 6); in versendeten Schreiben so lange, wie das Schreiben aufbewahrt wird.

Ansprechpersonen für Mieter. Wer in Briefen und E-Mails an Mieter als Ansprechperson steht, muss nicht die schreibende Person sein: Jeder Mandant führt eine Liste von Ansprechpersonen — Beschäftigte mit oder ohne Konto in dieser Anwendung, etwa eine Sachbearbeiterin oder ein Hausmeister — mit Name, Funktion und dienstlicher Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Eine Ansprechperson kann einem Objekt zugeordnet oder im einzelnen Schreiben gewählt werden; sonst gilt die Standard-Ansprechperson des Mandanten, zuletzt die schreibende Person. Ihre Anmelde-E-Mail-Adresse erscheint nie in einem Schreiben — an ihrer Stelle steht die Adresse des Verwaltungspostfachs. Wer einen Eintrag anlegt, bestätigt, dass die Person informiert ist und nur dienstliche Kontaktwege eingetragen sind. Pflegen dürfen ihn alle mit Schreibrecht an Kommunikation; die Angaben eines versendeten Schreibens werden mit ihm festgehalten. Es gibt keine Auswertung, wie viele Schreiben eine Ansprechperson trägt. Ist Ihr Konto mit einem Eintrag verknüpft, steht er in Ihrem Daten-Download (Abschnitt 7); wird Ihr Konto deaktiviert, prüft ein Administrator den Eintrag. Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG für Beschäftigte, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wie lange: bis der Eintrag entfernt wird; in versendeten Schreiben so lange, wie das Schreiben aufbewahrt wird.

Hausmeister auf Briefen. Ist einem Objekt ein Hausmeister zugeordnet, stehen sein Name und die Kontaktwege aus seinem Block „Kontakt für Mieter“ (Abschnitt 2.4) im Kopf der Briefe an Mieter dieses Objekts — höchstens zwei Hausmeister, nie interne Kontaktwege.

2.10 Zählung erfasster Dokumente je Person

Wenn Sie in der Windows-Anwendung PDF Master Dokumente erfassen, meldet der NAS-Agent Ihr Windows-Benutzerkonto mit. Ein Administrator kann dieses Konto Ihrer Person zuordnen. Die Anwendung zählt dann, wie viele Dokumente Sie je Tag, Woche und Monat erfasst haben. Das ist eine bewusste Ausnahme von der Regel, dass es keine Auswertung je Person gibt (Abschnitt 4.3).

• Wozu: Der Auftraggeber will den Umfang der Dokumenterfassung im Team sehen und die Arbeit verteilen können. Es ist keine Bewertung von Leistung oder Qualität.
• Was gezählt wird: nur die Zahl erfasster Dokumente je Person und Zeitraum — nicht Inhalt, Dauer, Uhrzeit oder Geschwindigkeit.
• Wer es sieht: nur Administratorinnen und Administratoren des Mandanten, in der Administration unter „Erfasste Dokumente“. Ihre Zuordnung zu einem Windows-Konto sehen Sie selbst nicht, die Administratoren ändern sie auf Ihrer Personenseite.
• Information: Sie werden mit diesen Hinweisen über die Zählung unterrichtet; ohne Zuordnung eines Kontos wird nichts je Person gezählt.
• In Ihrem Daten-Download (Abschnitt 7) stehen Ihre zugeordneten Windows-Konten.

Rechtsgrundlage für Mitarbeitende ist § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Arbeitsorganisation). Wie lange: 12 Monate, danach wird die Zählung nicht mehr geliefert (Abschnitt 6); die Zuordnung eines Windows-Kontos endet mit der Löschung Ihres Kontos.

Ihr Name im Stammdaten-Abzug für PDF Master. Damit PDF Master Dokumente zuordnen kann, holt das Programm je Mandant einen Abzug der Stammdaten. Dieser Abzug enthält auch Kennung und Namen aller Personen mit mindestens Leserecht an „Kommunikation“ des Mandanten — nur aktive Konten mit gültiger Berechtigung — und je Objekt die Kennung der zuständigen Personen (Buchhaltung, Technische Verwaltung). Er geht an die Rechner der Agenten, die diesen Mandanten bedienen (Abschnitt 2.19).

• Wozu: Zuweisung von Aufgaben in der Windows-App PDF Master — eine Aufgabe kann dort nur einer Person aus dem Abzug zugewiesen werden.
• Was nicht: keine E-Mail-Adresse, keine Durchwahl, keine Rechte, keine Zählung.

Rechtsgrundlage für Mitarbeitende ist § 26 Abs. 1 BDSG (Arbeitsorganisation). Wie lange: Auf dem Rechner des Agenten ersetzt der nächste Abzug den alten; haben Sie kein Recht an „Kommunikation“ mehr oder ist Ihr Konto nicht mehr aktiv, fehlen Sie im nächsten Abzug.

2.11 Posteingang im Postfach-Assistenten

Die Anwendung liest die Verwaltungspostfächer der Mandanten, bei denen ein Administrator „Posteingang lesen“ eingeschaltet hat, und legt jede eingegangene Mail als Vorgang im Postfach-Assistenten (Bereich „Kommunikation“) an. Darin stehen Mails von Mieterinnen und Mietern, Kontaktpersonen, Dienstleistern und anderen — auch persönliche Angaben, die diese Personen selbst mitschicken, bis hin zu Gesundheitsangaben (zum Beispiel bei einer Mängelanzeige).

• Welche Mails: nur der Posteingang der Postfächer, bei denen das Lesen eingeschaltet ist. Abschriften von Sprachnachrichten der Telefonanlage (3CX) kommen als Mail und werden mit Anrufernummer und Abschrift als Text geführt.
• Was gespeichert wird: der Kopf der Mail (Absender, Empfänger, Betreff, Datum), der Text und die Liste der Anhangsnamen — nie der Inhalt der Anhänge und nie die Rohmail. Die Mail selbst bleibt im Postfach.
• Was Sie damit tun: Eine Mail erhält eine Bearbeitung — Antwort, Aufgabe, Zahlung oder „keine“ — mit Zeitpunkt und Ihrem Namen. „Zahlung“ ist nur ein Vermerk (Empfänger, Betrag, Verwendungszweck); die Anwendung überweist nichts. Wer eine Mail als gelesen markiert oder sich zuständig macht, steht mit Zeitpunkt am Vorgang.
• Wer es sieht: Personen mit Leserecht am Bereich „Kommunikation“ des Mandanten; Zahlungsangaben nur Personen mit Finanzrecht. Das Öffnen eines Vorgangs steht im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Mails ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietvertrags, soweit die Mail ihn betrifft) und lit. f DSGVO (zügige und nachvollziehbare Bearbeitung der Post der Verwaltung); für Mitarbeitende, deren Bearbeitung festgehalten wird, § 26 Abs. 1 BDSG. Wie lange: abgelegte Vorgänge bleiben im Verlauf — bei Mieterinnen und Mietern nach den Stufen der Bereinigung (Abschnitt 6), sonst 5 Jahre nach der Ablage; gelöschte oder extern entfernte Vorgänge 30 Tage (Abschnitt 6).

2.12 Automatische Eingangsbestätigung und Rückfrage

Ein Administrator kann je Postfach eine automatische Eingangsbestätigung einschalten (Vorgabe: aus). Dann antwortet die Anwendung ohne Freigabe mit einem Vorlagentext auf Mails von Mieterinnen, Mietern und Kontaktpersonen des Mandanten, die sie als Absender kennt, und auf Meldungen über die Vorlagen der Homepage. Fehlen in einer Meldung über die Homepage Pflichtangaben oder erwartete Anhänge, geht stattdessen eine Rückfrage mit genau den fehlenden Punkten.

• Begrenzung: höchstens eine automatische Mail je Absender in 24 Stunden, nie an Adressen, die selbst automatisch antworten.
• Was festgehalten wird: am Vorgang und im Verlauf steht, dass und wann eine Bestätigung oder Rückfrage versendet wurde, mit ihrem Text. Sie ist keine Bearbeitung und keine Entscheidung in der Sache.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — die Absender erfahren, dass ihre Nachricht angekommen ist. Wie lange: wie der Vorgang, an dem sie hängt (Abschnitt 6).

2.13 KI-Analyse der Mails

Zu jeder eingegangenen Mail schlägt die Anwendung vor, worum es geht: Kategorie, Klasse, Dokumentart, Bezug zu Mieter oder Objekt, eine Zusammenfassung in höchstens drei Sätzen, genannte Fristen und ob die Mail eine rechtlich erhebliche Erklärung enthalten könnte (im Zweifel ja). Das erledigen zuerst feste Regeln (bekannte Absender, Schlüsselwörter, Vorlagen der Homepage); eine KI kommt nur dazu, wenn die Richtlinie des Mandanten es erlaubt. Jeder Vorschlag zeigt seine Herkunft (Regel, KI oder Person) und eine Konfidenz; entschieden wird nichts — eine Person bestätigt oder ändert.

• KI-Richtlinie je Mandant: Die Vorgabe ist „netzwerk“ — der Inhalt einer Mail verlässt den Server nicht, es gelten nur die Regeln. Ein Administrator kann die Richtlinie in der Administration unter „Agenten“ lockern; das bestätigt er mit dem zweiten Faktor, die Anwendung warnt vorher, und die Änderung steht im Sicherheitsprotokoll.
• „cloud_ohne_mieterdaten“: Betreff, Text und die Liste der Anhangsnamen gehen an die KI-Schnittstelle des Anbieters, den ein Administrator für den Mandanten gewählt hat (Anthropic mit Claude, Google mit Gemini oder OpenAI; alle mit Sitz in den USA), nachdem Namen bekannter Personen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften durch Platzhalter ersetzt wurden.
• „cloud“: dieselben Angaben gehen unverändert hinaus — auch Gesundheitsangaben, die jemand in seiner Mail macht. Anhänge gehen in keinem Fall hinaus.
• Anbieter: Der Anbieter wird je Mandant von einem Administrator gewählt (Anthropic, Google oder OpenAI, mit Modell); jeder gewählte Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Vor der ersten Nutzung wird der Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen und die Verarbeitung so eingerichtet, dass der Anbieter die Daten nicht zum Training verwendet, mit einem bezahlten Zugang und, wo angeboten, der EU-Datenregion. Die Schlüssel der Anbieter liegen verschlüsselt in der Datenbank und werden nur in der Administration gesetzt. Die Übermittlung in die USA richtet sich nach Kapitel V DSGVO (Datenschutzrahmen EU–USA beziehungsweise Standardvertragsklauseln).
• Altersgrenze: Mails, die älter sind als die Grenze des Postfachs (Vorgabe 6 Monate), gehen nicht an die KI; ein Administrator kann eine einzelne Mail ausnahmsweise trotzdem freigeben, das steht am Vorgang. Ohne Grenze gehen alle Mails des Postfachs an die KI.
• Auskunft: Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO nennt je Mail, die an eine KI ging, den Anbieter und das Datum.
• Was gespeichert wird: das Ergebnis am Vorgang (Vorschläge, Konfidenz, Herkunft „KI“) — keine Kopie der Anfrage an den Anbieter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — die Post der Verwaltung soll zügig dem richtigen Vorgang zugeordnet werden und rechtlich erhebliche Erklärungen sowie Fristen sollen nicht übersehen werden. Soweit Mails besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (zum Beispiel Gesundheitsangaben), prüft die Rechtsberatung die Grundlage nach Art. 9 DSGVO, bevor ein Mandant die Richtlinie lockert; bis dahin gilt die Vorgabe „netzwerk“. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt (Abschnitt 8).

2.14 Aufwandserfassung

Wer eine Mail bearbeitet, kann dazu freiwillig den Aufwand in Minuten angeben. Die Anwendung nutzt ihn, um zu sehen, welche Anliegen wie viel Arbeit machen und wo sich Arbeit vereinfachen lässt. Das ist eine bewusste Ausnahme von der Regel, dass die Anwendung keine Leistung von Beschäftigten misst.

• Was erfasst wird: die Minuten je Bearbeitung. Die Bearbeitung selbst trägt Zeitpunkt und Ihren Namen (Abschnitt 2.11).
• Wie ausgewertet wird: nur je Kategorie, Objekt und Monat — nie je Person. Es gibt keine Auswertung, Liste oder Rangfolge des Aufwands nach Personen und keinen Export mit dem Aufwand je Person.
• Wer es sieht: die Auswertung nur Administratorinnen und Administratoren des Mandanten; die einzelne Angabe sieht, wer den Vorgang sehen darf.

Rechtsgrundlage für Mitarbeitende ist § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Arbeitsorganisation), mit dieser Information der Beschäftigten. Wie lange: so lange wie die Bearbeitung, an der die Angabe hängt (Abschnitt 6).

2.15 Bank-Selbstauskunft an Empfänger

Mandanten können Banken und Geschäftspartnern über einen eigenen Zugang eine Bank-Selbstauskunft bereitstellen: eine Übersicht über ihre Objekte, Einheiten, Darlehen und Kennzahlen, als Seite und als PDF. Die Zugänge legt ein Administrator an; die Empfänger sind Mitarbeitende der Bank oder des Geschäftspartners, keine Nutzerinnen und Nutzer dieser Anwendung im Sinne dieser Hinweise.

• Weitergabe von Einheitsdaten: je Einheit höchstens Bezeichnung und Lage, Fläche, Zimmer, Kaltmiete und weitere Mieten, Vergleichsmiete, Vertragsart, Mieterart (privat oder gewerblich), Beginn, Befristung, Staffelstufen, Umsatzsteuer-Option, Status und frühere Mietverhältnisse mit Beginn, Ende und Art des Endes — nie Namen, Anschriften, Kontaktwege, Bankkonten, Kautionen, Zahlungsverhalten, Rückstände, Forderungen, Kontaktpersonen oder Notizen der Mieter. Die Anwendung liest dafür nicht den Mieter-Datensatz, sondern nur eine Sicht mit diesen Feldern.
• Protokoll der Zugriffe: jede Anmeldung und jeder Abruf eines Empfängers wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung festgehalten; die IP-Adresse wird nach 90 Tagen gekürzt, das Protokoll nach 24 Monaten gelöscht. Administratoren sehen es; jeder Export steht zusätzlich im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1).
• Karte: Kartenkacheln lädt der Server der Anwendung beim Kartendienst MapTiler (MapTiler AG, Schweiz; Auftragsverarbeiter) und reicht sie an die Empfänger weiter. MapTiler erhält nur Anfragen des Servers; die IP-Adresse des Empfängers wird nicht übertragen.
• Snapshots der PDF-Exporte: jeder erzeugte Export wird als Snapshot mit Stichtag, Empfängername als Text und Zusammenstellung der Zahlen 10 Jahre aufbewahrt, damit nachvollziehbar bleibt, was einer Bank übergeben wurde.
• Persönliche Selbstauskunft: die persönlichen Angaben der Eigentümer zur Selbstauskunft eines Mandanten sehen nur Administratoren dieses Mandanten und ein Empfänger nur, wenn sie an seinem Zugang freigegeben sind; jedes Öffnen und jede Anzeige wird protokolliert. Auf Wunsch der betroffenen Person werden sie gelöscht.
• Zugangsdaten: Passwörter und Links der Zugänge werden nur als Hash gespeichert, nie im Klartext; Zugänge werden nach Ablauf oder Widerruf gesperrt und nach 36 Monaten samt Protokoll gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse des Mandanten, einer Bank oder einem Geschäftspartner für eine Finanzierung oder Geschäftsbeziehung die dafür erforderlichen Angaben zu seinem Bestand zu geben; beim Anlegen des Zugangs bestätigt der Administrator diesen Zweck und die Erforderlichkeit, der Zeitpunkt steht am Zugang. Wie lange: siehe die Angaben je Punkt oben und Abschnitt 6. Die Datenschutzhinweise für Empfänger, die die Empfänger vor der Anmeldung lesen können, pflegt der Administrator in den Einstellungen der Bank-Selbstauskunft.

2.16 Externe Konten — Lesezugang der Steuerberatung

Personen der Steuerkanzlei, die die Buchführung eines Mandanten macht, erhalten je Person ein eigenes Konto mit der Vorlage „Steuerberatung“ — ein externes Konto. Wenn Sie ein solches Konto haben, gilt für Sie zusätzlich:

• Was Sie sehen: Bank, Belege & Kosten, Finanzierung und Objekte des freigegebenen Mandanten, nur lesend, mit Download — Buchungen, Bankumsätze, Belege, offene Posten, Exportprotokoll, Darlehen, Objekte. Den Debitor eines Postens sehen Sie nur mit Name und Debitornummer — keine Kontaktwege, Anschriften, Bankkonten des Mieterstamms, Notizen oder Kontaktpersonen; die Bereiche Kontakte und Mieten & Verträge sind nicht freigeschaltet.
• Ablauf: Jede Berechtigung eines externen Kontos trägt ein Ablaufdatum — Vorgabe zwölf Monate ab Einladung; ein Administrator des Mandanten kann sie um zwölf Monate verlängern. Vier Wochen vor dem Ablauf zeigt die Benutzerliste den Administratoren das Datum farbig an. Nach dem Ablauf greift keine Berechtigung mehr; hat ein externes Konto drei Monate lang keine gültige Berechtigung, wird es automatisch deaktiviert (Ereignis im Sicherheitsprotokoll, ohne handelnde Person), danach gilt die Löschregel aus Abschnitt 6.
• Zweiter Faktor und Admin-Recht: Für ein externes Konto ist der zweite Faktor Pflicht; Admin-Recht kann ihm nicht erteilt werden.
• Protokoll: Wie bei jedem Konto stehen Anmeldungen, Downloads und jeder geöffnete Beleg und jede geöffnete Buchung im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1).

Für alle anderen Nutzerinnen und Nutzer bedeutet der Lesezugang: Die Kanzlei sieht Buchungen, Belege und Darlehen des Mandanten und im Verlauf eines Datensatzes, den sie lesen darf, auch, wer ihn wann geändert hat (Abschnitt 4.2) — keine Protokolle über Sie, keine Mieterkontaktdaten. Ob die Kanzlei dabei als eigene Verantwortliche oder als Auftragsverarbeiterin handelt, wird rechtlich geklärt; eine Änderung wird in diesen Hinweisen vermerkt (Abschnitt 5). Die Inhalte selbst — Buchungen, Belege, offene Posten — entstehen erst mit den Modulen Bankimport, Belege & Kosten und Buchungsexport.

Rechtsgrundlage: für das Konto Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Zusammenarbeit mit der beauftragten Kanzlei); für die Offenlegung von Buchungen, Belegen, offenen Posten und Darlehen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Buchführungspflicht nach § 238 HGB und § 140 AO) bzw. lit. f DSGVO.

2.17 Profilbild

Sie können in Ihrem Profil ein Profilbild hochladen (JPG, PNG oder WebP bis 5 MB). Das ist freiwillig — es gibt keinen Pflichtschritt und keinen Hinweis „Bild fehlt“.

• Was gespeichert wird: das Bild quadratisch beschnitten (den Ausschnitt wählen Sie in der Vorschau) in drei Größen, ohne Metadaten der Datei (Aufnahmeort, Kamera und Zeitpunkt werden entfernt), dazu Prüfsumme, Maße und wer es wann hochgeladen hat.
• Wo es erscheint: nur im Konto-Menü, auf der Startseite und — für Administratorinnen und Administratoren Ihrer Mandanten — in Benutzer & Rechte neben Ihrem Namen. Sonst nirgends: nicht in Listen, nicht in Protokollen, nicht in Schreiben an Mieter, nicht in der Bank-Selbstauskunft; andere Personen ohne Admin-Recht sehen es nicht.
• Zweck: dass Kolleginnen und Kollegen Sie in der Anwendung wiedererkennen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie widerrufen sie, indem Sie das Bild entfernen — ab dann zeigt die Anwendung wieder Ihre Initialen.
• Pflege durch Administratoren: Ein Administrator Ihres Mandanten kann das Bild unter Benutzer & Rechte ebenfalls hochladen, ersetzen oder entfernen. Das steht als Ereignis mit der handelnden Person im Sicherheitsprotokoll und im Verlauf Ihres Kontos; beim nächsten Öffnen Ihres Profils sehen Sie den Hinweis „Profilbild von … geändert am …“ und können es entfernen.
• Wie lange: bis Sie oder ein Administrator es entfernen, spätestens mit der Löschung Ihres Kontos (Abschnitt 6). Das Original ist Teil Ihres Daten-Downloads (Abschnitt 7).

2.18 Startseite und „Deine Erfolge“

Die Startseite begrüßt Sie mit Ihrem Vornamen und Ihrem Profilbild (falls Sie eines hinterlegt haben — das ist freiwillig) und zeigt die Kachel „Deine Erfolge“. Dafür zählt die Anwendung Ihre eigenen Handlungen je Kalendermonat.

• Was gezählt wird: Mieterhöhungen, die Sie als zuständige Person zum Wirksamwerden gebracht haben, von Ihnen versendete Schreiben, von Hand angelegte Neuvermietungen (Importe zählen nie) und von Ihnen abgehakte Aufgaben — nur, was Sie nach Ihren Rechten tun können. Es gibt keinen gespeicherten Zähler: Die Zahlen werden bei jedem Aufruf aus den vorhandenen Datensätzen und deren Änderungsverlauf gerechnet und folgen deren Aufbewahrungsfristen; ein gelöschter Vertrag zählt nicht mehr.
• Wer es sieht: Sie selbst. Außerdem können Administratorinnen und Administratoren der Mandanten, an denen Sie berechtigt sind, Ihre Zahlen je Person mit Monats- und Jahreswerten bis zu sechs Jahre zurück einsehen und als Excel exportieren. Es gibt keine Ansicht, die mehrere Personen nebeneinander zeigt, keine Rangfolge und keine Summe über Personen. Konten der Steuerberatung (externe Konten) werden nie gezählt.
• Jedes Öffnen wird protokolliert: Öffnet ein Administrator Ihre Erfolge oder wechselt dort Zeitraum oder Person, steht das Ereignis „Erfolge eingesehen“ mit Administrator, Mandant und Zeitraum im Sicherheitsprotokoll; ein Export steht dort als Export. Sie sehen beides unter „Meine Protokolleinträge“ (Abschnitt 4.1).
• Zweck: Übersicht und Wertschätzung — keine Leistungsbewertung. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; die Aufbewahrung von sechs Jahren wird rechtlich geprüft.
• Tageszähler: Wie oft Sie die Startseite heute geöffnet haben, merkt sich nur Ihr Browser (für die Wahl des Begrüßungstextes); er liegt nicht auf dem Server und wird mit dem Tageswechsel verworfen.
• Fälle geschlossen: Zu den gezählten Handlungen kommen die Fälle aus dem Kontaktverlauf, die Sie im Monat geschlossen haben (Abschnitt 2.21); die rechte Spalte der Startseite heißt „Ihre Fälle und Aufgaben“ und zeigt die offenen Fälle, für die Sie zuständig sind. Neben den Erfolgen steht Ihre Antwortzeit — was sie ist und wer sie sieht, steht in Abschnitt 2.23.

2.19 Dokumente im Postfach-Assistenten und Meldungen der Windows-App

PDF-Anhänge eingegangener Mails gibt die Anwendung an PDF Master weiter, das Programm der Verwaltung zur Dokumenterkennung auf einem eigenen Rechner im Büro (NAS-Agent, Abschnitt 2.10). PDF Master liest das Dokument, erkennt Absender, Beträge, Bankverbindung, Fristen und die Zuordnung zu Mieter oder Objekt und meldet das Ergebnis zurück. Im Postfach-Assistenten erscheint jedes Dokument als eigener Vorgang unter seiner Mail; eingescannte Papierpost kommt auf demselben Weg hinzu.

• Was gespeichert wird: die PDF, ein Vorschaubild, der Text je Seite und die erkannten Felder mit ihrer Herkunft. Die PDF liegt bis 90 Tage nach der Ablage auch in der Anwendung, danach nur noch auf dem NAS (Abschnitt 6).
• Was Sie damit tun: Bearbeitungen wie bei Mails (Abschnitt 2.11), Fristen als Eintrag in „Aufgaben und Fristen“ übernehmen (Abschnitt 2.8) und Ablegen — die Datei auf dem NAS legt PDF Master ab, nicht die Anwendung. Wer ein Dokument ablegt, korrigieren lässt oder löscht, steht mit Zeitpunkt am Vorgang.
• Wer es sieht: alle mit Leserecht am Bereich „Kommunikation“ des Mandanten — unabhängig von der Art des Dokuments, also auch Belege, Bank-, Darlehens- und Versicherungspost. Die Angaben einer vermerkten Zahlung sehen weiterhin nur Personen mit Finanzrecht; eine Zahlung vermerken darf nur, wer Schreibrecht am Bereich Bank hat. Das Öffnen eines Dokuments mit Mieterbezug und jedes Herunterladen einer PDF stehen im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1).
• Meldungen der Windows-App: Wer in PDF Master Papierpost ablegt oder eine Aufgabe anlegt, dessen Programm meldet das an die Anwendung — Verlaufseinträge mit Text, Absender, Bezug, NAS-Pfad und Bearbeitungen sowie Aufgaben mit Titel, Notiz, Fälligkeit und Bezug. Dazu kommt Ihr Windows-Benutzerkonto; ist es Ihrer Person zugeordnet (Abschnitt 2.10), steht Ihr Name dabei, sonst der Kontoname.
• Meldungen ohne Mandant: Fehlt einer Meldung der Mandant und bedient das Programm mehrere Mandanten, wartet sie in der Liste „Meldungen ohne Mandant“ in der Administration. Diese Liste sehen nur Administratorinnen und Administratoren eines Mandanten, den das Programm bedient; sie ordnen die Meldung einem Mandanten zu oder verwerfen sie mit einem Vermerk. Nach 365 Tagen ohne Zuordnung wird ihr Inhalt gelöscht. Solange sie wartet, erscheint sie in keiner Suche, keinem Export und keiner Auskunft.

Rechtsgrundlage: wie beim Posteingang (Abschnitt 2.11) — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; für Mitarbeitende, deren Bearbeitung und Windows-Konto festgehalten werden, § 26 Abs. 1 BDSG. Wie lange: Verlaufseinträge wie beim Posteingang, Aufgaben wie in Abschnitt 2.8, die PDF 90 Tage nach der Ablage, Meldungen ohne Mandant bis zur Zuordnung, höchstens 365 Tage (Abschnitt 6).

2.20 KI-Zugang

Wenn Ihnen ein Administrator den KI-Zugang freigeschaltet hat, können Sie einen KI-Assistenten (zum Beispiel Claude Desktop) mit Ihrem Konto verbinden. Der Assistent arbeitet dann mit Ihren Rechten: Er liest Objekte, Einheiten und die Grundlage für die Betriebskostenabrechnung und legt Abrechnungs- und Vertragsentwürfe an. Jeden Entwurf prüfen und übernehmen Sie selbst im Dashboard — der Assistent ändert nichts am Bestand.

• Was der Assistent aus dem Dashboard erhält: Objekte, Gebäude, Einheiten, Flächen, Mietzeiten und Vorauszahlungen. Mietparteien erscheinen nur als Kennung (zum Beispiel „E3-2“), ohne Namen, Anschriften, Kontaktwege, Bankkonten oder Notizen. Die Namen setzt das Dashboard erst bei der Prüfung des Entwurfs ein.
• Was an den Anbieter des Assistenten geht: alles, was der Assistent auf Ihrem Rechner liest — Belege, Mietverträge und deren Inhalte, auch Namen und Bankverbindungen, die in diesen Unterlagen stehen — und alles, was die Werkzeuge liefern. Der Anbieter des Assistenten verarbeitet es. Zugelassen für dienstliche Aufgaben ist zunächst Anthropic (Claude); auch ein privates Konto ist erlaubt. Schalten Sie in Ihrem Konto beim Anbieter ein, dass Ihre Inhalte nicht zum Training verwendet werden. Geben Sie dem Assistenten keine Unterlagen mit Gesundheitsangaben, Selbstauskünften oder Ausweiskopien, und tippen Sie Mieternamen nicht in den Chat, wo die Kennung genügt.
• Wie die Verbindung entsteht und endet: Beim Verbinden geben Sie Ihr Passwort und, wenn eingerichtet, den Code des zweiten Faktors ein, bestätigen diese Hinweise und sehen, was der Assistent darf. Die Verbindung gilt 60 Tage und wird durch Nutzung nicht verlängert. Sie endet früher, wenn Sie sie trennen (Konto → KI-Zugang), ein Administrator Ihres Mandanten sie trennt, Ihr Passwort oder Ihr zweiter Faktor geändert oder zurückgesetzt wird, Ihr Konto deaktiviert oder gelöscht wird oder Ihnen der KI-Zugang entzogen wird. Je Stunde sind höchstens 120 Werkzeugaufrufe möglich.
• Was festgehalten wird: Im Sicherheitsprotokoll stehen Verbindung, Trennung und jeder Werkzeugaufruf mit Person, Zeitpunkt, Mandant, Name des Assistenten, Werkzeug, Kennung des Objekts oder Entwurfs und Ergebnis — ohne Eingaben und ohne Antworten. Eine Zählung, Rangfolge oder Auswertung je Person gibt es nicht. Die Bestätigung dieser Hinweise wird mit Stand und Datum an Ihrem Konto gespeichert.
• Entwürfe: Abrechnungsentwürfe enthalten Rechenwerte und Belegangaben, Vertragsentwürfe Namen, Kontaktwege und Anschriften der Mieter — auch von Personen, die nie Mieter werden. Bankverbindungen, Geburtsdaten, Ausweis-, Einkommens-, Arbeitgeber- und SCHUFA-Angaben werden nicht gespeichert. Entwürfe sind mit dem Hinweis „erstellt mit KI-Assistent“ gekennzeichnet. Nicht übernommene Entwürfe werden nach 365 Tagen gelöscht; ein Administrator kann Vertragsentwürfe nach einem Namen durchsuchen, für eine Auskunft herunterladen und endgültig löschen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Verwaltung der Mietverhältnisse mit einem Hilfsmittel, Nachvollziehbarkeit); für Mitarbeitende, deren Aufrufe protokolliert werden, § 26 Abs. 1 BDSG. Der Einsatz ist kein Hochrisiko-System im Sinne des AI Act: Der Assistent entscheidet nichts über Personen, ein Mensch prüft und übernimmt jeden Entwurf. Wie lange: Entwürfe 365 Tage, Verbindungen 60 Tage und nach dem Ende 12 Monate im Verwaltungsbestand, Protokolleinträge 12 Monate (Abschnitt 6).

2.21 Kontaktverlauf — Gespräch am Vertrag, interne Notizen und Fälle

Der Reiter „Kommunikation“ an Vertrag, Mieter, Einheit, Gebäude, Objekt und Dienstleister zeigt den gesamten Schriftverkehr als ein Gespräch: eingegangene Mails, Abschriften der Mailbox und Dokumente (Abschnitte 2.11 und 2.19), versendete Schreiben und Serienbriefe, interne Notizen, Aufgaben und Fristen (Abschnitt 2.8). Der Verlauf ist eine Sicht auf diese Daten; der Text einer Mail wird dafür nicht noch einmal gespeichert.

• Wann ein Beitrag erscheint: Eine Mail oder ein Dokument mit sicherem Bezug steht sofort im Verlauf, nicht erst nach dem Ablegen; ein unsicherer Bezug bleibt im Posteingang. Beiträge eines Mieters oder seiner Kontaktperson stehen an dem Vertrag, der an ihrem Datum lief; laufen mehrere Verträge zugleich, an allen, bis eine Person mit Schreibrecht den Beitrag an einen Vertrag bindet.
• Was über Sie sichtbar wird: Ihre Antworten, Notizen und Bearbeitungen stehen im Verlauf mit Ihrem Namen und dem Postfach. Ist ein ungelesener Beitrag 1,5 Sekunden sichtbar, gilt er als gelesen — derselbe gemeinsame Stand wie im Posteingang, mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt (Abschnitt 2.11). Die Antwortzeit steht am beantworteten Beitrag (Abschnitt 2.23).
• Interne Notizen: Am Vertrag, am Objekt und am Dienstleister können Personen mit Schreibrecht an „Kommunikation“ eine Notiz anlegen — Art (Gesprächsnotiz, Ortstermin, Absprache, Sonstiges), Zeitpunkt, Text bis 4.000 Zeichen und die anlegende Person. Neben dem Feld steht dauerhaft: „Intern — geht nicht an den Mieter, gehört aber zu einer Datenauskunft. Nur Sachliches, nichts über Gesundheit oder Privatleben.“ Was das heißt, steht im ersten Punkt von Abschnitt 2.2. Eine Notiz geht in kein Schreiben, keinen Platzhalter und keinen Export. Ändern und löschen dürfen nur die anlegende Person und Administratoren des Mandanten; jede Änderung steht in der Änderungshistorie (Abschnitt 4.2). Eine Gesprächsnotiz mit „telefonisch beantwortet“ zählt als Antwort auf die Mail (Abschnitt 2.23).
• Fälle: Ein Fall bündelt Beiträge eines oder mehrerer Verträge desselben Objekts zu einem Thema — Name (3 bis 80 Zeichen, mit dem Hinweis „Wohnungen statt Namen nennen“), Kategorie, Objekt, zuständige Person, offen oder geschlossen. Ein Fall kann auch die Beschwerde eines Mieters über einen anderen enthalten, unseren Hinweis an den anderen und dessen Antwort. Die Anwendung schlägt passende Fälle nach Regeln vor; wo die KI-Richtlinie des Mandanten es erlaubt (Abschnitt 2.13), gehen dazu Name und Kategorie der offenen Fälle des Objekts an den gewählten KI-Anbieter — bei „cloud_ohne_mieterdaten“ maskiert. Zugeordnet wird erst, wenn eine Person bestätigt. Schreibt jemand aus einem Fall an einen anderen Vertrag als den des Eingangs, ist kein Zitat vorbelegt, und dort steht „Keine Namen anderer Mieter nennen“.
• Wer es sieht: alle mit Leserecht an „Kommunikation“ des Mandanten — auch Notizen und Fälle; Schreiben aus Modulen nur mit Recht am Modul, Aufgaben nach den Regeln aus Abschnitt 2.8. Die Art einer Kontaktperson („Betreuung“, „Vormund“) erscheint im Verlauf und im Fall nur mit Leserecht an „Kontakte“, sonst „Kontaktperson“. In der Sicht „Alle (konsolidiert)“ gilt das Recht am Mandanten des Datensatzes. Wer den Verlauf an Vertrag oder Mieter öffnet, steht im Sicherheitsprotokoll wie beim Öffnen eines Vorgangs mit Mieterbezug; am Objekt, am Gebäude und im Fall einmal je Person, Objekt und Tag, ohne Liste der Mieter (Abschnitt 4.1).
• Auskunft an Mieter: Die Auskunftsdatei eines Mieters oder einer Kontaktperson enthält auch die Notizen ihrer Verträge, die Fotos aus ihren Mails (Abschnitt 2.22), Kategorie und Zeitraum der Fälle, zu denen ihre Beiträge gehören, und die weiteren Empfänger ihrer Schreiben (Abschnitt 2.24). Beiträge anderer Mieter und der Name des Falls gehen nicht automatisch mit; die Anwendung weist den Administrator darauf hin, sie von Hand zu prüfen. Bei Auskunft und Bereinigung listet sie Fälle, deren Name den Namen des Mieters enthält.
• Vermieterinformation: Die Information der Mieter (Abschnitt 2.1) nennt Fotos, Notizen und Fälle einschließlich der Verarbeitung von Beschwerden über Nachbarn.

Rechtsgrundlage: für die Mieter Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietverhältnisses, Mängelbeseitigung) und lit. f DSGVO (nachvollziehbare Verwaltung, Hausfrieden); für Gesundheitsangaben, die jemand ungefragt schreibt, Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO wie beim Posteingang (Abschnitt 2.13); für Mitarbeitende, deren Antworten, Notizen und Lesestand festgehalten werden, § 26 Abs. 1 BDSG. Wie lange: Notizen am Vertrag bis zu Stufe 1 der Mieter-Bereinigung, Notizen an Objekt und Dienstleister 5 Jahre nach dem Anlegen; ein Fall samt Name 5 Jahre nach dem Schließen oder sobald sein letzter Beitrag gelöscht ist — die Beiträge bleiben nach ihrer eigenen Frist, mit Stufe 2 eines Mieters fallen seine Beiträge samt Zuordnung zu Fällen (Abschnitt 6).

2.22 Fotos aus Mails

Schickt jemand Bilder per Mail — meist Fotos eines Mangels —, legt die Anwendung sie am Eingang ab, damit sie im Verlauf zu sehen sind: je Bild eine Web-Größe (längste Kante 1.600 Pixel) und eine Vorschau, höchstens 20 je Mail, ohne Signatur- und Schmuckbilder. Fotos können das Innere einer Wohnung, Personen, Medikamente oder Hilfsmittel zeigen.

• Was gespeichert wird: die neu kodierten Bilder ohne Metadaten (kein Aufnahmeort, keine Kamera, kein Zeitpunkt der Aufnahme), Prüfsumme und Größe — nie das Original; das bleibt im Postfach und lädt auf Klick von dort. Fotos entstehen nur für Mails ab dem Tag, an dem der Kontaktverlauf für das Postfach eingeschaltet wurde.
• Wer es sieht: alle mit Leserecht an „Kommunikation“ des Mandanten, nur über die Anwendung — es gibt keine öffentliche und keine ratbare Adresse. Fotos aus Mails gehen nie an eine KI. Sie erscheinen nicht in der Fotogalerie des Objekts; eine Person mit Schreibrecht an „Objekte“ kann ein Foto bewusst „Zum Objekt übernehmen“ — dann entsteht eine Kopie als Objektfoto ohne Freigaben, für die die Regeln der Objektfotos gelten und die nicht mehr mit der Mieter-Bereinigung fällt. Beim Weiterleiten einer Mail gehen ihre Fotos mit (Abschnitt 2.24).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mängelbeseitigung im Mietverhältnis) und lit. f DSGVO (Nachweis); für Gesundheitsangaben auf einem Foto wie in Abschnitt 2.21. Wie lange: mit Stufe 1 der Bereinigung des Mieters, sonst mit dem Eingang, an dem das Foto hängt (Abschnitt 6).

2.23 Antwortzeit

Für jede Mail eines Mieters, einer Kontaktperson oder eines Dienstleisters mit Bezug rechnet die Anwendung die Antwortzeit: vom Eingang bis zum ersten versendeten Schreiben, das auf sie antwortet, oder bis zur Notiz „telefonisch beantwortet“. Eine Eingangsbestätigung, eine Aufgabe oder das Zurückstellen beenden sie nicht; die Bearbeitung „keine“ und „außerhalb erledigt“ beenden sie ohne Wert. Mails vor dem Stichtag des Postfachs zählen nicht.

• Am Beitrag und am Objekt: Der Verlauf zeigt am Beitrag „unbeantwortet seit …“ bzw. „beantwortet · Antwortzeit“ in echter Zeit, mit einer Schwelle je Mandant (Vorgabe 48 Stunden, für die Schwelle zählen Wochenenden und Feiertage nicht); am Objekt steht der Durchschnitt der letzten 90 Tage über alle Beiträge, für Durchschnitte ebenfalls ohne Wochenenden und Feiertage. Die Auswertung für Administratoren zeigt die Antwortzeit nur je Objekt, Kategorie und Monat — nie je Person.
• Je Person: In „Deine Erfolge“ (Abschnitt 2.18) sehen Sie Ihre eigene Antwortzeit — Durchschnitt und Zahl der von Ihnen beantworteten Mails je Monat und Jahr, den Durchschnitt erst ab fünf Antworten, ohne Ampel und ohne rote Schwelle. Gezählt wird für die Person, die die Antwort versendet oder „telefonisch beantwortet“ vermerkt hat; offene Mails werden niemandem zugerechnet, auch nicht der zuständigen Person. Das ist — wie die Erfolge — eine bewusste Ausnahme von der Regel, dass es keine Auswertung je Person gibt (Abschnitt 4.3).
• Wer es sieht: Sie selbst; Administratorinnen und Administratoren der Mandanten, an denen Sie berechtigt sind, unter „Erfolge der Mitarbeiter“ je Person — eine Person je Ansicht, keine Rangfolge, keine Summe über Personen, kein Filter. Jedes Öffnen steht als „Erfolge eingesehen“ im Sicherheitsprotokoll, und Sie sehen es unter „Meine Protokolleinträge“ (Abschnitt 4.1).
• Zweck: Motivation und Zusammenarbeit im Team — keine Leistungsbewertung. Es gibt keinen gespeicherten Wert; die Zahlen werden bei jedem Aufruf aus Eingängen, Schreiben und Notizen gerechnet und folgen deren Fristen.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wie lange: sichtbar höchstens sechs Jahre rückwirkend wie die Erfolge (Abschnitt 6).

2.24 Schreiben an Mieter per E-Mail und an weitere Empfänger

E-Mail als gewöhnlicher Weg. Schreiben ohne Schriftform gehen an Mieterinnen und Mieter künftig per E-Mail, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist — als Text-E-Mail oder mit dem Schreiben als PDF. Schreiben, deren Vorlage Schriftform verlangt, sind als Brief vorbelegt; eine E-Mail gibt es dann nur nach ausdrücklicher Bestätigung, die mit Ihrem Namen und dem Datum am Schreiben steht. Die Anwendung belegt die Versandart je Empfänger vor und nennt den Grund; die Zieladresse steht vor dem Versand sichtbar in der Zeile.

• Anbieter: Die E-Mails gehen über das Verwaltungspostfach des Mandanten und dessen E-Mail-Anbieter hinaus (Abschnitt 5); eine Kopie liegt in dessen Ordner „Gesendet“.
• Post per Brief: Jeder Mieter kann verlangen, Post per Brief zu bekommen. Dafür gibt es am Mieter den Schalter „Post per Brief“; Antworten auf eine Mail des Mieters gehen weiter per E-Mail. Der Schalter fällt mit Stufe 1 der Bereinigung.
• Rückläufer: Kommt eine E-Mail als unzustellbar zurück, liest der Posteingang die Meldung, ordnet sie dem Schreiben zu und setzt es auf „nicht zugestellt“ mit dem Grund in Worten — ohne den Wortlaut des Servers. Die versendende Person bekommt dazu eine Aufgabe; das nächste Schreiben an diese Adresse ist als Brief vorbelegt.

Weitere Empfänger, Kopie und Weiterleiten. Eine E-Mail an einen Mieter kann zusätzlich an weitere Empfänger gehen — An, CC oder BCC in derselben Mail, höchstens zehn: Dienstleister, Kontaktpersonen des Mieters, Ansprechpersonen des Mandanten oder eine frei getippte Adresse. Ein Serienbrief kann eine Kopie an solche Empfänger senden: eine Mail mit dem Schreiben eines Mieters samt seinen Werten; die Liste sagt vorher, wessen Daten darin stehen. Mieter anderer Verträge lassen sich nicht in CC oder BCC wählen, sie bekommen ein eigenes Schreiben. Wer eine eingegangene Mail weiterleitet, gibt ihren Text und Kopf ohne die E-Mail-Adresse des Absenders weiter; Anhänge holt die Anwendung dafür aus dem Postfach, Fotos und Dokumente vom Eingang.

• Bestätigung vor dem Versand: Steht ein Empfänger außerhalb des Hauses und des Vertrags und gehen Mieter- oder Vertragsdaten, Anhänge oder der Text einer Mail des Mieters mit, nennt die Anwendung vorher, was mitgeht, und verlangt eine Bestätigung; sie blockiert nicht. Die Art einer Vertretung und Daten aus Fällen werden dabei nie vorbelegt.
• Was festgehalten wird: Name, Adresse und Art (An, CC, BCC, Kopie) jedes weiteren Empfängers als Momentaufnahme am Schreiben, sichtbar im Postausgang und im Verlauf mit denselben Rechten wie das Schreiben — BCC-Adressen stehen nicht in der Mail, wohl aber dort. Ein Versand an eine frei getippte Adresse steht zusätzlich mit Ihrem Namen, Zeitpunkt, Adresse und Schreiben im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1). Die Auskunft an einen Mieter nennt alle diese Empfänger, auch BCC.
• Empfänger: Dienstleister, Behörden, Anwälte und Inhaber frei getippter Adressen erhalten, was die versendende Person ihnen schickt, und verarbeiten es als eigene Verantwortliche (Abschnitt 5).

Löschen eines Mieters samt Schreiben. Wer einen Mieter ohne Vertrag löschen darf, löscht seine Schreiben mit — samt PDF-Dateien, Anhängen, Entwurfskopien im Postfach und weiteren Empfängern, wie bei Stufe 2 der Bereinigung. Die Rückfrage nennt die Zahl der versendeten Schreiben, und das Löschen steht mit dieser Zahl im Sicherheitsprotokoll.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitteilungen im Mietverhältnis); für Rückläufer lit. b und lit. f DSGVO (Zugang nachhalten, richtige Adresse); der Schalter „Post per Brief“ setzt den Widerspruch nach Art. 21 DSGVO um; weitere Empfänger Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO, ohne Einwilligung des Mieters. Für Mitarbeitende, deren Versand festgehalten wird, § 26 Abs. 1 BDSG. Wie lange: wie das Schreiben; die Adressen weiterer Empfänger bis Stufe 1 der Bereinigung (dann „(entfernt)“), die Zeilen bis Stufe 2; eine Kopie folgt dem Mieter, dessen Daten sie trägt; der Eintrag im Sicherheitsprotokoll 12 Monate (Abschnitt 6).

2.25 Posteingang als Arbeitsplatz — gelernte Regeln, Spam, Folgen und Ihre Tageskachel

Gelernte Regeln. Ordnen Sie eine Mail von Hand einem Mieter, einer Kontaktperson, einem Dienstleister oder einer Kategorie zu, bietet die Anwendung an, sich das zu merken: „Absender ‹Adresse› → ‹Bezug bzw. Kategorie›“. Künftige Mails dieser Adresse ordnet sie dann genauso zu — nach den Regeln aus den Stammdaten und vor einer KI. Gespeichert werden nur die Absenderadresse, das Ziel, wer die Regel angelegt hat und wann, und wie oft sie gegriffen hat — nie ein Mailinhalt. Administratorinnen und Administratoren sehen die Regeln je Mandant und können sie löschen. Eine Regel fällt mit Stufe 1 der Bereinigung des Mieters bzw. mit dem Löschen des Dienstleisters; die Auskunft an eine Person nennt Regeln zu ihrer Adresse.

Spam und Blockliste. Mails, die der Mailserver als Spam kennzeichnet oder in den Junk-Ordner legt, stehen nicht im normalen Posteingang, sondern im Filter „Spam“ — höchstens 30 Tage, dann werden sie aus der Anwendung entfernt; die Mail selbst bleibt im Postfach. Markieren Sie eine Mail als Spam, verschiebt die Anwendung sie in den Junk-Ordner des Postfachs und nimmt die Absenderadresse in die Blockliste dieses Postfachs auf; weitere Mails dieser Adresse landen dann direkt im Spam. Gespeichert werden Adresse, wer sie aufgenommen hat und wann, und die Treffer — nie Mailinhalte. Am Vorgang steht, wer ihn als Spam markiert und wer ihn zurückgeholt hat. Gelöscht wird dabei nie eine Mail; „Kein Spam“ holt sie zurück. Ein Blocklisten-Eintrag fällt mit Stufe 1 des Mieters bzw. mit dem Dienstleister dieser Adresse, sonst nach 24 Monaten ohne Treffer.

Folgen aus einer Mail. Erkennt die Anwendung in einer Mail etwas, das in den Stammdaten oder einem Modul etwas nach sich zieht — eine Kündigung, eine Antwort auf eine Mieterhöhung, eine neue Anschrift oder Bankverbindung —, legt sie am Vorgang eine Folge an: Art, Ziel (z. B. der Vertrag), die erkannten Werte (z. B. das gewünschte Ende) und bei einer Kündigung eine Prüfung von Frist und Form (§ 573c, § 568 BGB). Die Prüfung ist eine Rechenhilfe: Sie ändert nichts von selbst. Erst wenn eine Person im Modul handelt — den Vertrag beendet, die Antwort erfasst —, entsteht eine Wirkung; das ist keine automatisierte Entscheidung im Sinn von Art. 22 DSGVO. Die Folge hält fest, wer sie erledigt oder als „keine Folge“ vermerkt hat und wann. Sie enthält keinen Text der Mail und fällt mit dem Vorgang.

Zuweisung. Wird Ihnen ein Vorgang von einer anderen Person zugewiesen, merkt sich die Anwendung, ob Sie ihn seitdem geöffnet haben, und zeigt Ihnen „neu für dich“ und eine Zahl am Filter „Mir zugewiesen“. Am Vorgang steht, wer ihn wann zugewiesen hat.

Ihre Tageskachel „Heute von dir bearbeitet“. Oben im Posteingang zeigt eine Kachel, wie viele Vorgänge Sie selbst heute und gestern bearbeitet, abgelegt, zurückgestellt oder als Spam markiert haben. Diese Zahl sehen nur Sie — keine Administratorin, kein Administrator, keine Auswertung, kein Export. Es gibt keinen gespeicherten Zähler: Die Zahl wird bei jedem Aufruf aus den Bearbeitungen gerechnet, an denen ohnehin Ihr Name steht. Zweck: Überblick über den eigenen Tag — keine Leistungsbewertung. Das ist eine bewusste Ausnahme von der Regel, dass es keine Auswertung je Person gibt (Abschnitt 4.3), enger als „Deine Erfolge“ (Abschnitt 2.18). Externe Konten sehen die Kachel nicht.

Anhänge aller Dateitypen. An E-Mails an Mieter und an Antworten lassen sich neben PDF auch Bilder, Videos, Audio, ZIP- und Office-Dateien hängen (bis 15 MB je Datei). Für sie gelten dieselben Regeln wie für PDF-Anhänge (Abschnitt 2.24): erreichbar nur über die Anwendung mit Ihren Rechten, Bilder als Vorschau ohne Nachladen von außen, Video und Audio nur zum Herunterladen, nie an eine KI. Anhänge von Schreiben, die per E-Mail versendet wurden, entfernt die Anwendung 12 Monate nach dem Versand; Name, Typ und Größe bleiben, die Kopie in „Gesendet“ des Postfachs ebenfalls. Anhänge von Briefen und Boten-Schreiben bleiben wie das Schreiben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mietverhältnis: Zuordnung, Folgen) und lit. f DSGVO (geordnete Bearbeitung der Post, Abwehr unerwünschter Mails); für Mitarbeitende, deren Handlungen festgehalten werden, und für die Tageskachel § 26 Abs. 1 BDSG. Wie lange: gelernte Regeln bis Stufe 1 des Mieters bzw. bis zum Löschen des Dienstleisters; Blocklisten-Einträge ebenso, ohne Bezug 24 Monate ohne Treffer; Spam-Vorgänge 30 Tage; Folgen mit dem Vorgang; die Tageskachel speichert nichts; Anhänge per E-Mail 12 Monate nach dem Versand (Abschnitt 6).

3. Wofür die Daten verarbeitet werden und auf welcher Grundlage

4. Was über Ihre Handlungen protokolliert wird

Die Anwendung führt zwei Protokolle. Zweck beider ist Nachvollziehbarkeit und Haftung — wer hat wann was geändert, wer war angemeldet, wer hat Rechte vergeben. Sie dienen ausdrücklich nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle.

4.1 Sicherheitsprotokoll

Festgehalten werden — jeweils mit Ihrem Konto, dem Zeitpunkt, Ihrer IP-Adresse und dem betroffenen Mandanten — diese Ereignisse:

• Anmeldung (erfolgreich und fehlgeschlagen), Sperre nach Fehlversuchen, Abmeldung;
• Passwortänderung; Zurücksetzen des Passworts (angefordert und ausgeführt);
• Einladung erstellt, Link kopiert, widerrufen, angenommen;
• Ihre Bestätigung dieser Hinweise — bei der ersten und bei jeder erneuten Kenntnisnahme, mit dem bestätigten Stand (Abschnitt 8);
• Berechtigung geändert — mit dem Stand vorher und nachher je Modul;
• zweiter Faktor eingerichtet, entfernt oder zurückgesetzt; Browser als vertrauenswürdig markiert oder Vertrauen aufgehoben;
• Konto deaktiviert, reaktiviert oder gelöscht; Mandant angelegt oder deaktiviert;
• jeder Export von Daten — bei Verträgen und Einheiten mit dem Vermerk, ob Mieternamen enthalten sind — und jeder Import; ein Import zusätzlich als Importlauf mit Dateiname, Zahlen je Blatt und Fehlerliste (Blatt, Zeile, Spalte, Grund — nie der Inhalt einer Zelle);
• das Öffnen eines Mieter-Datensatzes oder einer Kontaktperson — und, sobald das Modul vorhanden ist, eines Forderungsfalls — mit der Kennung des geöffneten Datensatzes; das Anzeigen eines Namens in Listen gilt nicht als Öffnen;
• das Öffnen eines Dokuments mit Mieterbezug im Postfach-Assistenten und jedes Herunterladen einer PDF; das Öffnen, Zuordnen und Verwerfen einer Meldung ohne Mandant (Abschnitt 2.19);
• die Erzeugung einer Auskunftsdatei für einen Mieter, eine Kontaktperson oder einen Dienstleister sowie die Bereinigung eines Mieter-Datensatzes — ausgeführt oder mit Begründung zurückgestellt (Abschnitt 6) —, bei Mietern jeweils mit dem Vermerk, wie viele Fundstellen in Notizen gezeigt wurden (Abschnitt 2.2); die Löschung einer Kontaktperson oder eines Dienstleisters durch einen Administrator;
• Filterung eines Protokolls nach einer bestimmten Person, mit der eingegebenen Begründung (siehe 4.3);
• Kennzeichen „extern“ gesetzt oder entfernt; Berechtigung verlängert — mit dem Ablaufdatum vorher und nachher; externes Konto nach drei Monaten ohne gültige Berechtigung deaktiviert (Abschnitt 2.16);
• Profilbild durch einen Administrator geändert oder entfernt — mit der handelnden Person (Abschnitt 2.17); Ihr eigenes Hochladen oder Entfernen steht nur im Verlauf Ihres Kontos;
• „Erfolge eingesehen“, wenn ein Administrator Ihre Erfolge öffnet oder Zeitraum oder Person wechselt, und der Export Ihrer Erfolge — mit Administrator, Mandant und Zeitraum (Abschnitt 2.18);
• das Öffnen der Detailansicht eines Belegs — auch des PDF — oder einer Buchung, für jedes Konto, auch Beschäftigte, mit dem Mandanten und der Kennung des Datensatzes; Listen, Suchergebnisse und Vorschauen in Listen gelten nicht als Öffnen. Zweck ist allein, einen Vorfall aufzuklären — „wer hat diesen Beleg gesehen?“ —, nie eine Zählung, Auswertung oder Rangfolge je Person (siehe 4.3). Die Einträge entstehen, sobald die Module Bank und Belege & Kosten vorhanden sind;
• das Öffnen des Kontaktverlaufs an Vertrag oder Mieter wie das Öffnen eines Vorgangs mit Mieterbezug (einmal je Person, Mieter und Tag); an Objekt, Gebäude oder in einem Fall einmal je Person, Objekt und Tag, ohne Liste der Mieter (Abschnitt 2.21);
• der Versand eines Schreibens an eine frei getippte Adresse — mit Person, Zeitpunkt, Adresse und Schreiben (Abschnitt 2.24);
• das Löschen eines Mieters mit der Zahl seiner versendeten Schreiben, ohne deren Inhalt (Abschnitt 2.24);
• „Erfolge eingesehen“ gilt auch, wenn ein Administrator dort Ihre Antwortzeit sieht (Abschnitt 2.23);
• technische Ereignisse ohne Bezug zu Ihrem Verhalten: Ausfall des Prüfdienstes für geleakte Passwörter, Zustellfehler einer System-E-Mail.

Handlungen in der Sicht „Alle (konsolidiert)“ stehen im Protokoll mit dem Mandanten des Datensatzes, den sie betreffen — nie mit „Alle“; ein Export aus „Alle“ erzeugt einen Eintrag je enthaltenem Mandanten mit der Zahl seiner Zeilen.

Schon ein Anmeldeversuch wird festgehalten — auch, wenn die eingegebene E-Mail-Adresse zu keinem Konto gehört: die eingegebene Adresse, die IP-Adresse, der Zeitpunkt und das Ergebnis (fehlgeschlagen, gesperrt). Diese Einträge ohne Konto sehen die Administratorinnen und Administratoren aller aktiven Mandanten, weil die Anmeldeseite die gemeinsame Tür aller Mandanten ist; sie werden ebenfalls nach 12 Monaten gelöscht.

Wer es sieht: Administratorinnen und Administratoren des jeweiligen Mandanten — und Sie selbst Ihre eigenen Einträge unter „Meine Protokolleinträge“ im Konto-Menü.

Wie lange: 12 Monate. Danach löscht die Anwendung die Einträge automatisch. Einträge können weder bearbeitet noch einzeln gelöscht werden — auch nicht durch Administratoren; die Datenbankrolle der Anwendung hat dafür keine Rechte.

4.2 Änderungshistorie (Verlauf)

An jedem fachlichen Datensatz — etwa einem Mandanten, einer Berechtigung, einem Objekt, einer Einheit, einem Zähler, einem Mieter, einem Bankkonto, einem Vertrag, einem Dienstleister, einer Kontaktperson, einer Eigentümer-Karte, später einem Bankumsatz — hält die Anwendung fest, wer ihn wann angelegt, geändert oder gelöscht hat, und je geändertem Feld den Wert vorher und nachher; als Quelle steht dabei, ob die Änderung von Hand, durch einen Import, durch eine Staffelstufe oder durch eine Umstellung der Anwendung (Migration, ohne handelnde Person) entstand. Passwörter, Tokens und andere Geheimnisse sind ausgeschlossen. Bei Mieter-Datensätzen und Kontaktpersonen stehen damit auch Name, Kontaktdaten, Anschriften, die vollständige IBAN der Bankkonten und Notizen im Verlauf; die Zuweisung „Sachbearbeiter“ steht im Verlauf des Objekts (Abschnitt 2.7); bei der Bereinigung (Abschnitt 6) werden sie dort ebenfalls entfernt, durch „(entfernt)“ oder eine pseudonyme Kennung ersetzt. Die Änderungshistorie enthält keine IP-Adresse — weder in der Anzeige noch in Exporten.

Wer es sieht: jede Person mit Leserecht am Datensatz im Panel „Verlauf“; Administratoren des Mandanten gesammelt mit Filtern und Excel-Export (der Export selbst wird im Sicherheitsprotokoll vermerkt).

Wie lange: so lange wie der Datensatz selbst; bei buchhaltungsrelevanten Datensätzen (Bankumsätze und ihre Zuordnung, Kosten, Forderungen) 10 Jahre nach § 147 AO. Wird Ihr Konto gelöscht, bleiben Ihre Einträge erhalten, tragen aber statt Ihres Namens nur noch eine pseudonyme Kennung („ehemaliges Konto Nr. …“). Solange Ihr Konto lediglich deaktiviert ist, bleibt Ihr Name im Verlauf lesbar.

4.3 Schutz vor personenbezogener Auswertung

• Wer ein Protokoll nach einer bestimmten Person filtert, muss dafür eine kurze Begründung (mindestens 10 Zeichen) eingeben. Diese Begründung wird mit Zeitpunkt und Namen der filternden Person im Sicherheitsprotokoll gespeichert — und ist für die betroffene Person unter „Meine Protokolleinträge“ sichtbar.
• Die Anwendung erfasst keine Verweildauer, keine Seitenaufrufe und keine Zählung von Handlungen je Person. Eine Auswertung „Handlungen je Person“ gibt es nicht. Ihre Schnellfilter (Abschnitt 2) sieht niemand außer Ihnen.
• Aus der Zuweisung „Sachbearbeiter“ (Abschnitt 2.7) rechnet die Anwendung nur die Zahl der Objekte je Person und Rolle zusammen; der Filter „Zugewiesen“ lässt sich nicht mit dem Sicherheitsprotokoll oder der Änderungshistorie kombinieren.
• Der erfasste Aufwand in Minuten (Abschnitt 2.14) wird nur je Kategorie, Objekt und Monat ausgewertet — nie je Person; die Bearbeitung trägt zwar Ihren Namen, aber es gibt keine Liste oder Rangfolge nach Personen.
• Aus dem Protokoll geöffneter Belege und Buchungen (Abschnitt 4.1) wird nichts je Person gezählt, ausgewertet oder gereiht; wer es nach einer Person filtert, braucht die Begründung aus dem ersten Punkt.
• Die Antwortzeit je Person (Abschnitt 2.23) ist wie die Erfolge (Abschnitt 2.18) eine bewusste Ausnahme: nur für Sie selbst und für Administratoren je Person, eine Person je Ansicht, keine Rangfolge, keine Summe über Personen, ohne rote Schwelle, jedes Öffnen protokolliert. In der Auswertung des Postfachs steht die Antwortzeit nur je Objekt, Kategorie und Monat — nie je Person; offene Mails werden niemandem zugerechnet.
• Die Tageskachel „Heute von dir bearbeitet“ (Abschnitt 2.25) zeigt nur Ihnen selbst die Zahl Ihrer eigenen Bearbeitungen von heute und gestern — keine Ansicht für Administratoren, keine Auswertung, kein Export, kein gespeicherter Zähler. Auch sie ist eine bewusste Ausnahme, enger als die Erfolge.

5. Wer die Daten sonst noch sieht

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Im Auftrag der verantwortlichen Stelle sind beteiligt:

• Hoster des Servers, auf dem Anwendung und Datenbank laufen: Hostinger International Ltd. (Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
• E-Mail-Versand der System-E-Mails über das Postfach system@regioimmo.eu bei der manitu GmbH (Deutschland).
• Have I Been Pwned (USA) für die Prüfung auf geleakte Passwörter — erhält ausschließlich die ersten fünf Zeichen eines Hashes und damit keinen Personenbezug.
• Anthropic, Google, OpenAI (alle USA; je Mandant einer, den ein Administrator wählt) für die KI-Analyse der Mails — nur wenn ein Administrator die KI-Richtlinie eines Mandanten auf „cloud“ oder „cloud_ohne_mieterdaten“ gesetzt hat (Abschnitt 2.13); erhält Betreff, Text und Anhangsnamen einer Mail, bei „cloud_ohne_mieterdaten“ maskiert. Bei der Vorgabe „netzwerk“ geht nichts hinaus.
• MapTiler (MapTiler AG, Schweiz) für die Karte der Bank-Selbstauskunft (Abschnitt 2.15) — der Server der Anwendung lädt die Kacheln und reicht sie weiter; MapTiler erhält die Server-Anfrage, nicht die IP-Adresse des Empfängers. Mit dem Anbieter wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
• E-Mail-Anbieter der Verwaltungspostfächer, über die der Posteingang liest und Schreiben an Mieter per E-Mail hinausgehen (Abschnitte 2.11 und 2.24). Fotos aus Mails (Abschnitt 2.22) gehen an keinen KI-Anbieter.

Nicht im Auftrag, sondern als eigenständiger Empfänger:

• OpenStreetMap Foundation (Adressdienst Nominatim und Kachelserver; Server im Vereinigten Königreich und in den Niederlanden, Sicherungen in der EU) — erhält die Anschrift eines Gebäudes, die IP-Adresse des Servers und den Zeitpunkt, wenn der Server den Standort eines Objekts ermittelt (Abschnitt 2.3). Nie einen Namen, nie eine Kennung, nie etwas aus Ihrem Browser.
• Die Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank liegt lokal in der Anwendung; für den Namen eines Kreditinstituts wird niemand angefragt.
• Weitere Empfänger von Schreiben — Dienstleister, Behörden, Anwälte und Inhaber frei getippter Adressen — erhalten, was die versendende Person ihnen schickt (in CC, BCC, als Kopie eines Serienbriefs oder als Weiterleitung, Abschnitt 2.24), und verarbeiten es als eigene Verantwortliche. Gehen Mieterdaten mit, nennt die Anwendung das vor dem Versand und verlangt eine Bestätigung.

Die Steuerkanzlei sieht über externe Konten (Abschnitt 2.16) Buchungen, Belege, offene Posten und Darlehen des Mandanten, den sie betreut, und im Verlauf dieser Datensätze die Namen der Personen, die sie geändert haben — nie Ihre Protokolle, nie Mieterkontaktdaten. Ob sie dabei eigene Verantwortliche oder Auftragsverarbeiterin ist, wird rechtlich geklärt.

Mieterdaten verlassen die Anwendung nur, wenn eine berechtigte Person sie exportiert — etwa die Liste der Verträge oder Einheiten für die Bank oder die Steuerberatung. Ohne ausdrückliche Wahl enthalten solche Exporte keine Mieterdaten (Vorgabe ist „ohne Mieternamen“). Mit der Wahl „mit Mieternamen“ enthält ein Export alle Mieterdaten, die die exportierende Person in der Anwendung sehen darf — Kontaktwege und Anschriften mit Leserecht am Modul Kontakte, Bankverbindungen mit vollständiger IBAN und die Debitorennummer mit Leserecht an Mieten & Verträge —, nie Notizen; vor einem solchen Export weist die Anwendung darauf hin, dass die Datei Bankverbindungen enthält, und das Sicherheitsprotokoll vermerkt, dass Bankverbindungen enthalten waren, mit der Zahl der Mieter. Wer exportiert, verantwortet die Weitergabe an den Empfänger; jeder Export steht im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1).

Kontaktdaten von Dienstleistern verlassen die Anwendung auf einem gewollten Weg: Der Block „Kontakt für Mieter“ (Abschnitt 2.4) wird an die Mieterinnen und Mieter des Objekts weitergegeben und im Aushang „Notfallkontakte“ veröffentlicht, den die Anwendung je Objekt zum Druck erzeugt — nur diese vier Angaben, nie die internen Kontaktwege, nie Bankkonten oder Notizen. Empfänger sind die Mieter und wer den Aushang im Haus sieht. Bankkonten, Kreditorennummern und Notizen von Dienstleistern stehen in keinem Export; Kontaktpersonen der Mieter erscheinen in keinem Export und in keinem Aushang.

Personenbezogene Daten werden nicht in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt — mit einer Ausnahme: Bei einer Cloud-Richtlinie gehen Mailtexte zur KI-Analyse an den gewählten KI-Anbieter (Anthropic, Google oder OpenAI) in die USA (Abschnitt 2.13). Die Gebäudeanschrift eines Objekts (Abschnitt 2.3) geht an Server der OpenStreetMap Foundation im Vereinigten Königreich und in den Niederlanden; für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

6. Wie lange die Daten gespeichert werden

• Konto: bis zur Löschung durch einen Administrator. Löschen ist nur möglich, wenn das Konto vorher deaktiviert wurde. Nach 12 Monaten Deaktivierung erinnert die Anwendung den Administrator an die Löschung; behält er das Konto, muss er das begründen — die Entscheidung steht im Sicherheitsprotokoll.
• Nach der Löschung: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, die Daten des zweiten Faktors, Ihr Profilbild und Ihre Schnellfilter werden innerhalb von 30 Tagen entfernt. Sie werden über die Löschung per E-Mail informiert.
• Externe Konten: jede Berechtigung zwölf Monate ab Einladung oder Verlängerung; nach drei Monaten ohne gültige Berechtigung wird das Konto von selbst deaktiviert, danach gilt es wie jedes deaktivierte Konto — Löschvorschlag nach zwölf Monaten (Abschnitt 2.16).
• Profilbild: bis Sie oder ein Administrator es entfernen, spätestens mit der Löschung Ihres Kontos (Abschnitt 2.17).
• Erfolgswerte: werden nicht gespeichert, sondern aus den Datensätzen gerechnet; sichtbar höchstens sechs Jahre rückwirkend (Abschnitt 2.18). Erledigte Aufgaben werden nach zwölf Monaten gelöscht und zählen dann nicht mehr.
• Sicherheitsprotokoll: 12 Monate (Abschnitt 4.1).
• Änderungshistorie: so lange wie der Datensatz, bei buchhaltungsrelevanten Datensätzen 10 Jahre; nach Kontolöschung pseudonymisiert (Abschnitt 4.2).
• Einladungen: abgelaufene oder widerrufene Einladungen werden nach 30 Tagen samt Name, E-Mail-Adresse und Token gelöscht.
• Fehlversuch-Zähler am Login: 15 Minuten.
• Sitzungen: Ende nach 8 Stunden ohne Aktivität, spätestens nach 14 Tagen, bei Abmeldung oder Deaktivierung sofort.
• Persönliche Listeneinstellungen: bis Sie einen Schnellfilter löschen, spätestens mit der Löschung Ihres Kontos.
• Mieterdaten: in zwei Stufen, sobald zu einem Mieter kein laufender und kein künftiger Vertrag mehr besteht — Kontaktdaten (Anrede, Ansprechperson, alle Telefon- und Mobilnummern, beide E-Mail-Adressen, Anschrift und Postanschrift, Bankkonten, DATEV-Debitorennummer, die Notiz am Mieter, die Notizen seiner Verträge und seine Verknüpfungen zu Kontaktpersonen) zum Ende des zweiten Kalenderjahres nach dem letzten Vertragsende; Name (Vorname, Nachname bzw. Firmenname, Easimo-Kennung) zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres des letzten Vertragsendes, ersetzt durch eine pseudonyme Kennung („ehemaliger Mieter Nr. …“). Bankkonten werden dabei gelöscht und in ihren Verlaufszeilen durch „(entfernt)“ ersetzt; die Auskunft nennt danach nur noch, dass Bankkonten und Notizen entfernt wurden und wann. Vertrag, Miethistorie und Änderungshistorie bleiben mit dieser Kennung erhalten (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Anwendung erinnert einen Administrator an jede fällige Stufe; ausgeführt oder mit Begründung um 12 Monate zurückgestellt wird sie nur durch seine Entscheidung, nie von selbst. Ein laufender Forderungsfall verschiebt die Fälligkeit bis zu dessen Abschluss.
• Notizen an Objekten, Einheiten, Regionen und Objektgruppen: so lange wie der Datensatz (Abschnitt 2.2).
• Koordinaten und Kartenbild eines Objekts: so lange wie das Objekt (Abschnitt 2.3).
• Dienstleister: solange die Geschäftsbeziehung besteht. Inaktiv und ohne Verweise — keine Zuordnung, keine Kreditorennummer, später keine Zahlungszuordnung, kein Auftrag — zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Deaktivierung fällig zur Löschung; die Anwendung erinnert einen Administrator, gelöscht wird nur durch seine Entscheidung. Mit Verweisen aus der Buchführung bleibt er so lange wie diese (§ 147 AO). Der Block „Kontakt für Mieter“ wird auf Wunsch des Dienstleisters jederzeit geleert (Abschnitt 2.4).
• Kontaktpersonen der Mieter: mit dem Entfernen der letzten Verknüpfung, mit Stufe 1 der Mieter-Bereinigung oder jederzeit auf Ersuchen durch einen Administrator — samt Verlaufswerten (Abschnitt 2.5).
• Eigentümer-Karte: so lange der Mandant besteht (Abschnitt 2.6).
• Zuweisung „Sachbearbeiter“: so lange das Objekt besteht oder bis sie geändert wird; im Verlauf des Objekts nach Kontolöschung pseudonymisiert (Abschnitt 2.7).
• Aufgaben und Fristen: offene Einträge, solange sie offen sind; erledigte 12 Monate nach der Erledigung; mit dem Datensatz, an dem sie hängen (Abschnitt 2.8).
• Zählung erfasster Dokumente je Person: 12 Monate (Abschnitt 2.10); die Zuordnung eines Windows-Kontos bis zur Löschung Ihres Kontos.
• Posteingang: abgelegte Vorgänge bleiben im Verlauf — bei Mieterinnen und Mietern bis zu den Stufen der Bereinigung (siehe „Mieterdaten“), ohne Mieterbezug 5 Jahre nach der Ablage, danach werden Vorgang und Verlaufseintrag samt Text gelöscht; gelöschte oder extern entfernte Vorgänge 30 Tage, dann sind Kopf, Text, Analyse und Bearbeitungen endgültig entfernt (Abschnitt 2.11). Die Mail im Postfach bleibt unberührt.
• Aufwand je Bearbeitung: so lange wie die Bearbeitung und der Vorgang, an dem sie hängt (Abschnitt 2.14).
• Bank-Selbstauskunft: Zugriffsprotokoll der Empfänger 24 Monate (IP-Adresse nach 90 Tagen gekürzt); Zugänge nach Ablauf oder Widerruf 36 Monate, dann samt Protokoll gelöscht; Snapshots der PDF-Exporte 10 Jahre; persönliche Selbstauskunft bis zur Löschung durch einen Administrator (Abschnitt 2.15).
• Dokumente im Postfach-Assistenten: die PDF bis 90 Tage nach der Ablage, danach nur noch auf dem NAS; Vorgänge und Verlaufseinträge wie beim Posteingang; Aufgaben aus der Windows-App wie Aufgaben und Fristen; Meldungen ohne Mandant bis zur Zuordnung oder zum Verwerfen, höchstens 365 Tage, danach wird ihr Inhalt gelöscht (Abschnitt 2.19).
• Importläufe: 12 Monate; die hochgeladene Excel- oder Easimo-Datei wird nach Übernahme oder Abbruch nicht aufbewahrt.
• Posteingang mit Bezug, außerhalb erledigt: Wird die Mail eines Vorgangs mit sicherem Bezug außerhalb der Anwendung aus dem Posteingang verschoben oder gelöscht, bleibt er als „außerhalb erledigt“ im Verlauf und folgt den Fristen abgelegter Vorgänge; die 30 Tage gelten nur noch für Vorgänge ohne Bezug (Abschnitt 2.21).
• Interne Notizen im Verlauf: am Vertrag bis zu Stufe 1 der Mieter-Bereinigung; an Objekt und Dienstleister 5 Jahre nach dem Anlegen (Abschnitt 2.21).
• Fälle: samt Name 5 Jahre nach dem Schließen oder sobald der letzte Beitrag gelöscht ist; die Zuordnung eines Beitrags fällt mit dem Beitrag, mit Stufe 2 eines Mieters fallen seine Beiträge samt Zuordnung (Abschnitt 2.21).
• Fotos aus Mails: mit Stufe 1 der Bereinigung des Mieters, sonst mit dem Eingang, an dem sie hängen (Abschnitt 2.22); eine Kopie, die jemand zum Objekt übernommen hat, wie ein Objektfoto.
• Antwortzeit: kein gespeicherter Wert; sichtbar höchstens sechs Jahre rückwirkend, die Grundlagen folgen den Fristen von Eingängen, Schreiben und Notizen (Abschnitt 2.23).
• Weitere Empfänger: Name und Adresse bis zu Stufe 1 der Bereinigung des Mieters (dann „(entfernt)“), die Zeile bis Stufe 2 bzw. mit dem Schreiben; der Schalter „Post per Brief“ bis Stufe 1; ein gelöschter Mieter ohne Vertrag nimmt seine Schreiben mit (Abschnitt 2.24).
• Gelernte Regeln und Blockliste: gelernte Regeln bis Stufe 1 der Bereinigung des Mieters bzw. bis zum Löschen des Dienstleisters; Blocklisten-Einträge ebenso, ohne Bezug 24 Monate ohne Treffer (Abschnitt 2.25).
• Spam: Vorgänge im Spam 30 Tage, dann aus der Anwendung entfernt; die Mail bleibt im Postfach (Abschnitt 2.25).
• Folgen: mit dem Vorgang, an dem sie hängen (Abschnitt 2.25).
• Anhänge von Schreiben per E-Mail: 12 Monate nach dem Versand entfernt; Name, Typ und Größe bleiben, die Kopie in „Gesendet“ des Postfachs ebenfalls (Abschnitt 2.25).

7. Ihre Rechte

• Auskunft und Kopie (Art. 15, Art. 20 DSGVO): Im Konto-Menü unter „Meine Daten herunterladen“ erhalten Sie sofort eine maschinenlesbare Datei (JSON) mit Ihren Stammdaten, Ihren Berechtigungen je Mandant (bei externen Konten mit Ablaufdatum), Ihren eigenen Einträgen aus Sicherheitsprotokoll und Änderungshistorie, Ihren gespeicherten Schnellfiltern, den Objekten, die Ihnen als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter zugewiesen sind (Abschnitt 2.7), den Windows-Konten, die Ihnen zugeordnet sind (Abschnitt 2.10), Ihrem Profilbild im Original (Abschnitt 2.17), sowie dem Stand dieser Hinweise, den Sie zuletzt bestätigt haben, mit Zeitpunkt — ohne Daten anderer Personen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Name und E-Mail-Adresse ändern Sie selbst im Konto. Eine neue E-Mail-Adresse wird erst wirksam, nachdem Sie einen Bestätigungslink an die neue Adresse geöffnet haben; die alte Adresse wird benachrichtigt.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Ihr Konto löscht ein Administrator nach Deaktivierung (Abschnitt 6). Einträge im Sicherheitsprotokoll und in der Änderungshistorie bleiben pseudonymisiert erhalten, weil sie der Nachvollziehbarkeit und — bei buchhaltungsrelevanten Datensätzen — der gesetzlichen Aufbewahrung dienen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): durch Deaktivierung des Kontos ohne Löschung.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): gegen Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses — per E-Mail an die verantwortliche Stelle. Für die Sicherheitsprotokollierung überwiegt regelmäßig das zwingende Sicherheitsinteresse; die verantwortliche Stelle prüft den Einzelfall.
• Beschwerde (Art. 77 DSGVO): bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere der für den Sitz der verantwortlichen Stelle zuständigen Landesbehörde.

Anfragen werden innerhalb eines Monats beantwortet; in komplexen Fällen kann diese Frist um zwei Monate verlängert werden, worüber Sie im ersten Monat informiert würden.

8. Weitere Hinweise

• Bereitstellung der Daten: Ohne Name, E-Mail-Adresse und Passwort kann kein Konto geführt werden. Für Mitarbeitende ist die Nutzung des Kontos Teil der Arbeitsaufgabe.
• Automatisierte Entscheidungen: Im Umfang dieser Hinweise trifft die Anwendung keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO und erstellt kein Profil Ihrer Person. Die KI-Analyse der Mails (Abschnitt 2.13) macht nur Vorschläge, die eine Person bestätigt oder ändert; die automatische Eingangsbestätigung (Abschnitt 2.12) antwortet nach einer festen Regel und entscheidet nichts in der Sache. Kommen künftig weitere Funktionen hinzu, die mit maschineller Unterstützung arbeiten, werden diese Hinweise vorher ergänzt.
• Cookies: Die Anwendung setzt nur technisch notwendige Cookies: das Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung und ein Cookie, das sich merkt, ob Sie die Seitenleiste eingeklappt haben (sidebar_state, ein Jahr, enthält nur „offen“ oder „eingeklappt“). Beide brauchen keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); es gibt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken.
• Kenntnisnahme, keine Einwilligung: Sie bestätigen bei der Annahme Ihrer Einladung, diese Hinweise gelesen zu haben. Das ist eine Kenntnisnahme; die Verarbeitung beruht auf den in Abschnitt 3 genannten Grundlagen, nicht auf einer Einwilligung. Die Hinweise sind jederzeit über das Konto-Menü erreichbar.
• Kenntnisnahme bei neuem Stand: Dieser Text trägt einen Stand (das Datum oben). Wird er ergänzt, erhält er einen neuen Stand, und Sie werden bei Ihrer nächsten Anmeldung — nach dem Passwort und vor allem anderen — erneut zur Kenntnisnahme geführt; die Seite zeigt, seit wann der neue Stand gilt und welche Abschnitte hinzugekommen sind (Abschnitt 9). Die Anwendung hält fest, welchen Stand Sie wann bestätigt haben; die Bestätigung steht als Ereignis in Ihrem eigenen Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 4.1) und in Ihrem Daten-Download (Abschnitt 7).

9. Änderungen dieser Hinweise

Welche Abschnitte mit welchem Stand hinzugekommen oder erweitert wurden — vom neuesten zum ältesten:

• Stand 11.11.2026: 2.25 Posteingang als Arbeitsplatz (gelernte Regeln, Spam und Blockliste, Folgen mit Frist- und Formprüfung, Zuweisung „neu für dich“, Tageskachel „Heute von dir bearbeitet“, Anhänge aller Dateitypen mit Frist 12 Monate); 3. Posteingang als Arbeitsplatz als Zweck; 4.3 Tageskachel als bewusste Ausnahme; 6. Aufbewahrung von gelernten Regeln, Blockliste, Spam, Folgen und Anhängen per E-Mail.
• Stand 10.11.2026: 2.10 Ihr Name im Stammdaten-Abzug für PDF Master (Kennung und Name der Personen mit Kommunikationsrecht an die Rechner der Agenten, Zuweisung von Aufgaben in der Windows-App); 2.18 Fälle geschlossen in den Erfolgen, Spalte „Ihre Fälle und Aufgaben“; 2.21 Kontaktverlauf — Gespräch am Vertrag, interne Notizen, Fälle einschließlich Beschwerden über Nachbarn, Auskunft und Vermieterinformation; 2.22 Fotos aus Mails (Web-Größe ohne Metadaten, nie an eine KI, Übernahme zum Objekt); 2.23 Antwortzeit (am Beitrag, je Objekt, je Person in den Erfolgen, keine Leistungsbewertung); 2.24 Schreiben an Mieter per E-Mail und an weitere Empfänger (E-Mail als gewöhnlicher Weg, „Post per Brief“, Rückläufer, An, CC, BCC, Kopie, Weiterleiten, Löschen eines Mieters samt Schreiben); 3. Kontaktverlauf, Fotos aus Mails, Antwortzeit und weitere Empfänger als Zwecke; 4.1 Öffnen des Kontaktverlaufs, Versand an eine frei getippte Adresse, Löschen eines Mieters samt Schreiben; 4.3 Antwortzeit je Person als bewusste Ausnahme; 5. E-Mail-Anbieter der Verwaltungspostfächer und weitere Empfänger; 6. Aufbewahrung von Notizen, Fällen, Fotos aus Mails, weiteren Empfängern und außerhalb erledigten Vorgängen.
• Stand 04.11.2026: 1. Kontodaten: die Auswahl der Mandanten statt des zuletzt gewählten Mandanten; 2.13 KI-Analyse — Anbieter je Mandant (Anthropic, Google, OpenAI), Altersgrenze je Postfach, Auskunft mit Anbieter und Datum; 2.15 Admin-Ansicht der Live-Seite der Bank-Selbstauskunft; 3. KI-Anbieter als Zweck; 5. Google und OpenAI als weitere Empfänger; 7. Übermittlung in die USA an den gewählten Anbieter.
• Stand 03.11.2026: 2.20 KI-Zugang — ein KI-Assistent arbeitet in Ihrem Namen mit Daten des Dashboards (Kennungen statt Mieternamen, Entwürfe, Protokoll jedes Aufrufs, Anbieter als Empfänger, Training ausschalten); 3. KI-Zugang als Zweck; 5. Anbieter des KI-Assistenten als Empfänger; 6. Aufbewahrung der Entwürfe und Verbindungen.
• Stand 01.11.2026: 2.19 Dokumente im Postfach-Assistenten — PDF-Anhänge und Papierpost über PDF Master, Sicht auf Belege, Bank-, Darlehens- und Versicherungspost für alle mit Kommunikation; 2.19 Meldungen der Windows-App und die Liste „Meldungen ohne Mandant“ (365 Tage); 3. Dokumente und Meldungen der Windows-App als Zweck; 4.1 Öffnen eines Dokuments, Herunterladen einer PDF, Meldungen ohne Mandant; 6. Aufbewahrung der PDF und der Meldungen ohne Mandant.
• Stand 31.10.2026: 2.18 Startseite: Zählung Ihrer eigenen Handlungen je Monat; Einsicht der Administratoren je Person über sechs Jahre mit Export; Zweck Übersicht und Wertschätzung, keine Leistungsbewertung; Tageszähler nur in Ihrem Browser; 3. Startseite und Erfolge als Zwecke; 4.1 Ereignis „Erfolge eingesehen“ im Sicherheitsprotokoll; 6. Aufbewahrung der Erfolgswerte (sechs Jahre, aus den Datensätzen gerechnet, kein gespeicherter Zähler).
• Stand 30.10.2026: 2. Kennzeichen „extern“, Ablaufdatum von Berechtigungen und Profilbild als Kontodaten; 2.1 Vorlage „Buchhaltung“ und Schreiben in der Sicht „Alle (konsolidiert)“ — Recht je Datensatz am Mandanten; 2.16 Externe Konten — Lesezugang der Steuerberatung (Ablauf nach zwölf Monaten, zweiter Faktor, Debitor nur mit Name und Nummer); 2.17 Profilbild (freiwillig; nur Konto-Menü, Startseite und Benutzer & Rechte; Pflege durch Administratoren protokolliert); 3. Lesezugang der Steuerberatung, Profilbild und Protokoll geöffneter Belege als Zwecke; 4.1 Protokoll geöffneter Belege und Buchungen für alle Konten, Ereignisse zu „extern“, Verlängerung und Profilbild, Mandant bei Handlungen in „Alle“; 4.3 Keine Auswertung je Person aus dem Protokoll geöffneter Belege; 5. Die Steuerkanzlei als Empfängerin; 6. Aufbewahrung externer Konten und des Profilbilds; 7. Profilbild und Ablaufdatum im Daten-Download.
• Stand 23.10.2026: 2.15 Bank-Selbstauskunft an Empfänger (Einheitsdaten ohne Mieternamen, Zugriffsprotokoll, Karte über MapTiler, Snapshots 10 Jahre, persönliche Selbstauskunft nur für Administratoren); 5. MapTiler als Auftragsverarbeiter; 6. Aufbewahrung von Zugriffsprotokoll, Zugängen und Snapshots.
• Stand 21.10.2026: 2.9 Ansprechpersonen für Mieter — auch ohne Konto, nur dienstliche Kontaktwege; Hausmeister-Kontakte auf Briefen.
• Stand 20.10.2026: 2.11 Posteingang im Postfach-Assistenten (Kopf, Text, Anhangsliste; Zahlung nur als Vermerk); 2.12 Automatische Eingangsbestätigung und Rückfrage; 2.13 KI-Analyse der Mails (Anthropic, USA; KI-Richtlinie, Maskierung); 2.14 Aufwandserfassung (Minuten je Bearbeitung, nur je Kategorie, Objekt und Monat ausgewertet); 3. Posteingang, KI-Analyse und Aufwandserfassung als Zwecke; 4.3 Aufwand nie je Person ausgewertet; 5. Anthropic als Empfänger und Übermittlung in die USA; 6. Aufbewahrung der Vorgänge im Posteingang und des Aufwands; 8. Automatisierte Entscheidungen — KI nur als Vorschlag.
• Stand 19.10.2026: 2.10 Zählung erfasster Dokumente je Person (NAS-Agent, nur Anzahl, nur für Administratoren, 12 Monate); 3. Erfasste Dokumente je Person als Zweck; 6. Aufbewahrung der Zählung.
• Stand 16.10.2026: 2. Vor- und Nachname getrennt, Zeichnung in Schreiben („i. A.“ und Funktion je Mandant); 2.1 Schreibzugriff der Vorlage „Mitarbeiter“ auf Mieten & Verträge und Kontakte; 2.9 Ihr Name in Schreiben an Mieter; 3. Name in Schreiben an Mieter als Zweck.
• Stand 07.10.2026: 2. Dienstliche Durchwahl im Konto (freiwillig, für den Infoblock der Mieterschreiben); 2.8 Aufgaben und Fristen — Aufgaben, Wartet-auf-Einträge, Fristen und Hinweise mit Beschreibung und Vermerk, zuständiger Person und Verlauf; 6. Aufbewahrung von Aufgaben und Fristen — erledigte Einträge 12 Monate nach der Erledigung.
• Stand 30.09.2026: 2.1 Mieterdaten — Bankkonten mit Gültigkeit und Kennzeichen „für Auszahlungen“, im Export „mit Mieternamen“ und im Import-Template; 2.3 Standort — Anfrage je Gebäude und bei „Karte aktualisieren“; 5. Exporte „mit Mieternamen“ — alle sichtbaren Mieterdaten einschließlich Bankverbindungen, Hinweis und Protokoll.
• Stand 21.09.2026: 2.1 Mieterdaten — Kontaktdaten im Bereich Kontakte, Kontaktpersonen in der Auskunft; 2.4 Dienstleister; 2.5 Kontaktpersonen der Mieter; 2.6 Eigentümer-Karte des Mandanten; 2.7 Zuweisung „Sachbearbeiter“; 3. Kontakte & Dienstleister, Kontaktpersonen, Eigentümer-Karte und Zuweisung als Zwecke; 4.1 Öffnen einer Kontaktperson, Auskunft und Löschung bei Kontaktpersonen und Dienstleistern; 5. Mieter und Aushang „Notfallkontakte“ als Empfänger des Blocks „Kontakt für Mieter“; 6. Aufbewahrung von Dienstleistern, Kontaktpersonen, Eigentümer-Karte und Zuweisung; 7. Zugewiesene Objekte im Daten-Download.
• Stand 18.09.2026: 2. Persönliche Listeneinstellungen (Schnellfilter); 2.1 Mieterdaten — Kontaktwege, Anschriften, DATEV-Debitorennummer und Bankkonten; 2.2 Interne Notizen — was hinein gehört und was nicht; 2.3 Standort von Objekten — OpenStreetMap Foundation als Empfänger der Gebäudeanschrift; 8. Kenntnisnahme bei neuem Stand.
• Stand 15.09.2026: 2.1 Mieterdaten, die Sie bearbeiten; 3. Mietverhältnisse führen, Bestand importieren und exportieren; 6. Aufbewahrung der Mieterdaten in zwei Stufen.
• Stand 14.09.2026: 1. Anschrift und Vertretung der verantwortlichen Stelle; 4.1 Anmeldeversuche ohne Konto; 5. Hoster und E-Mail-Versand; 8. Cookies.
• Stand 10.09.2026: erste Fassung.